Как заполнить и вести табель учёта рабочего времени в 2019 году

Заполнение табеля учёта рабочего времени Свой бизнес

Любой работодатель обязан фиксировать в табеле рабочее время каждого сотрудника. Заполнение документа необходимо для отчёта перед государственными проверяющими органами и для организации внутренней системы учёта времени на предприятии. Работодатель должен знать, как заполнить образец, как вести документ и сколько по времени можно его хранить.

Назначение табеля учёта по Трудовому Кодексу и штрафы за его отсутствие

Табель учёта — это сводная таблица, где указывается количество рабочих часов конкретного сотрудника в определённом месяце. Это кадровый документ, который позволяет фиксировать количество отработанных часов, ежедневно отслеживать эффективность использования сотрудниками отведённого для работы времени. Эти сведения учитываются при вычислении заработной платы, используются при составлении отчётности и ведения статистики.

Например, сотрудники ГИТ проверяют, есть ли переработки. Налоговая отслеживает корректность начисления и уплаты налогов. Рекомендация: изначально соблюдайте правила составления, избегайте исправлений. Это избавит от проблем с проверяющими органами.

В соответствии с положениями, указанными в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года, существует две унифицированные формы табеля учёта рабочего времени – Т12 и Т13. Их отличие заключается в том, что временные показатели отображены в разделе 1 (для Т12), разделе 2 (для Т13).

Работодатель вправе использовать одну из двух предложенных учётных форм, или может разработать собственный бланк. В данной ситуации его необходимо будет утвердить, согласовать  с действующими законодательными требованиями.

На небольших предприятиях ведётся единый табель для всех коллег. Если коллектив большой, для каждого подразделения заводится отдельный табель.

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником.

ТК РФ, ст. 91

За отсутствие табеля предусмотрена административная ответственность. Директору назначат штраф максимум до 3 тыс. руб., компании — до 50 тыс. руб.

Правильный образец заполнения: как оформить табель

В табеле фиксируют следующие сведения:

  1. ФИО сотрудника и его табельный номер.
  2. Количество часов работы за определённый день.
  3. Пропущенные дни и причины пропусков.
  4. Количество выходных и праздничных дней в текущем месяце.
Унифицированная форма Т-12 табеля учёта рабочего времени
Форма Т-12 табеля учёта заполняется для сотрудников одного подразделения или для всего коллектива небольшой фирмы

Варианты оформления табеля учёта, как заполнить, способы ведения, титульный лист

В коммерческих организациях используются формы Т-12 и Т-13. Эти образцы практически идентичны. Компания может оформить и использовать любую из этих форм или разработать собственный бланк.

Табель учета рабочего времени Т-12
Форма Т-12 табеля учёта заполняется в MS Word или шариковой ручкой на распечатанном бланке

Отличие форм в том, что Т-13 больше подходит для заполнения в автоматическом режиме на ПК. Также на бланке Т-12 нет блока для расчёта суммы оплаты труда.

Табель учета рабочего времени Т-13
Табель учета рабочего времени Т-13 заполняется с помощью специализированной компьютерной программы

Есть ещё образец формы 0504421, предназначенной для бюджетных заведений. Используется для контроля рабочего режима. Заполняется методом сплошной регистрации с отметками о наличии отклонений.

Табель учета рабочего времени 0504421
Форма 0504421 табеля учёта используется в бюджетных организациях

Существует два способа ведения документа:

  1. Метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. Его применяют при суммированном учёте рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные периоды различается.
  2. Метод регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и так далее). Этот метод применяют, когда продолжительность рабочего дня (смены) неизменна.

Документ создаётся в едином экземпляре. В конце месяца его подписывают начальники всех отделов и ответственный сотрудник из отдела кадров. Далее необходимо отправить отчёт к бухгалтерам для вычета заработной платы.

Титульный лист имеет единый вид независимо от формы табеля. При ведении документа в спецпрограмме ряд реквизитов заполняется автоматически: ФИО коллег, должность, структурный отдел, табельный номер и др.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

На заглавном листе имеется выписка условных обозначений с расшифровкой. Это общепринятые сокращения, которые проставляются в таблице.

Внимание! Вас интересует вопрос, как правильно организовать рабочее время? Ответ на него вы найдете в статье «Организация рабочего времени в бизнесе«.

Как должна составляться выписка из отчёта для работника

Выписка может составляться за определённый период по одному сотруднику. Унифицированного образца выписки нет, компания составляет её по своему усмотрению.

Такой документ предоставляется по требованию работника. После получения письменного заявления от сотрудника документ подготавливается в течение 3 дней.

Электронный формат документа

Составлять табель учёта отработанного времени можно в электронном виде. Существует множество программ, которые позволяют это сделать. Например, «Электронный табель».

Электронный табель учета рабочего времени
Образец заполнения табеля учёта рабочего времени в электронном формате

Как оформлять совмещение труда и сдельную оплату: основные правила

Если сотрудник работает на предприятии на двух должностях, то на его имя составляют два табеля учёта. В каждом случае присваивается отдельный табельный номер трудящегося.

Для внесения исправлений необходим корректирующий табель. По каждой должности формируют отдельный корректирующий отчёт. Это объясняется тем, что на сотрудника-совместителя заводятся две личные карточки.

При сдельной оплате труда также необходимо вести табель учёта. В этом случае трудящийся может рассчитывать на повышение оплаты, если перевыполнит план. Простоять и получить оклад в этом случае не представляется возможным.

В табеле учитывается время работы. Для контроля выполнения объёма работы составляется другой документ — норма выработки.

Рекомендация, как заполнять табель учёта на ПК — видео

Расшифровка обязательных кодов и условных обозначений: ночные часы, работа в день отгула и др.

Буквенные и цифровые обозначения унифицированной формы Т-12 утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года. Все указанные обозначения имеют стандартную форму и содержание, при необходимости организациям разрешено создавать дополнительные сокращения в зависимости от специфики работы и вида деятельности.

Приняты следующие сокращения в буквенном и цифровом выражении по определённым параметрам:

Продолжительность рабочей смены

  1. Я (01) — работа в дневное время.
  2. Н (02) — работа в ночное время.
  3. РВ (03) — работа в выходные дни.
  4. С (04) — сверхурочная работа.
  5. ВМ (05) – продолжительность смены при вахтовом методе.
  6. УВ (12) – сокращенный рабочий график для студентов и лиц, проходящих обучение без отрыва от производственной деятельности с частичным сохранением зарплаты.
  7. ЛЧ (21) – снижение количества рабочих часов в ситуациях, предусмотренных законодательно.
  8. НС (25) – режим неполного рабочего дня по инициативе работодателя, если это не противоречит действительным нормам закона.

Командировка и служебные поездки

  1. К  (06) — командировка.

Повышение квалификационных умений

  1.     ПК (07) – с отрывом от производства
  2.     ПИ (08) – с отрывом от работы в другой местности (перевод наёмного служащего в другое подразделение организации, расположенное в ином населённом пункте, регионе и т.д.).

Отпуск

  1.     ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
  2.     ОД (10) – дополнительный отпуск.
  3.     У (11) — учебный отпуск.
  4.     УД (13) – отпуск, гарантированный студентам и лицам, находящимся на обучении без сохранения заработной платы.
  5.     Р (14) – отпуск по беременности и родам. Эта же номенклатура применяется в связи с усыновлением новорождённых.
  6.     ОЖ (15) – отпуск по уходу за малышом в возрасте до 3-х лет.
  7.     ДО (16) – дополнительный отпуск, предоставляемый по согласованию с работодателем без сохранения заработка.
  8. ОЗ (17) — отпуск без сохранения заработной платы.
  9. ДБ (18) – ежегодный дополнительный отпуск без сохранения з/п.

Нетрудоспоосбность

  1. Б (19) — больничный (период временной нетрудоспособности).
  2. Т (20) – временная утрата трудоспособности без назначения социального пособия (для ситуаций, обозначенных в нормативной документации РФ).

Пропуск рабочей смены, неявка на работу

  1.     ПВ (22) – вынужденный прогул из-за перевода на иную должность, незаконное отстранение от работы, восстановление в занимаемой должности.
  2.     Г (23) – пропуск работы во время исполнения обязанностей государственного или общественного значения.
  3.     ПР (24) – прогулы без уважительной причины.
  4.     НН (30) – неявка на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам. После определения причин прогула, код меняется на тот, который соответствует действительности.

Выходные и праздничные дни

  1.     В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни.
  2.     ОВ (27) – оплачиваемые выходные, предоставленные работодателем.
  3.     НВ (28) – дополнительные отгулы без сохранения заработной платы.

Простой и забастовка

  1.     ЗБ (29) – невыход на работу из-за массовой забастовки (для ситуаций, предусмотренных законодателем).
  2.     РП (31) – простой по вине нанимателя.
  3.     НП (32) – обстоятельства вынужденного простоя не зависят от работодателя и наёмного персонала.
  4.     ВП (33) – прямая вина наёмного служащего.
  5.     НЗ (36) – остановка рабочего процесса из-за невыплаты (задержки) заработной платы.

Отстранение от исполнения служебных обязанностей

  1.     НО (34) – недопущение к выполнению профессиональных обязанностей с оплатой согласно законодательным нормам.
  2.     НБ (35) – недопуск к работе без начисления заработка за рабочую смену.

Компания имеет право разрабатывать дополнительные обозначения. В качестве примера приведём такие обозначения:

  1.     ЭК (37) – отсутствие на рабочем месте из-за прохождения медицинской или социальной экспертизы.
  2.     ДИ (38) – диспансеризация сотрудницы, находящейся в положении.
  3.     КР (39) – дополнительный перерыв для кормящей матери.

Это интересно! Узнайте о тонкостях суммированного учёта рабочего времени из нашей публикации «Суммированный учёт рабочего времени: считаем время и деньги«.

Регламент составления отчёта

Ниже представлена инструкция по ведению табеля учёта рабочего времени:

  1. Название компании прописывают в «шапке» документа. Название должно полностью совпадать со сведениями в учредительных документах.
  2. «Дата составления» документа — это крайний день отчётного месяца. Также проставляют «Номер документа».
  3. В ячейке «Отчётный период» указывают диапазон с первого по последнее числа месяца.
  4. В первом столбце первого раздела («Учёт рабочего времени») — порядковые номера персонала.
  5. Столбцы 2 и 3 заполняют на основе информации в личных карточках (форма № Т-2).
  6. В 4 и 6 столбцах указывают код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
  7. В 5 и 7 графе отображают промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
  8. В столбцы 8–17 вписывают сведения в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
  9. В 8 графе указывают сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
  10. В 9 графе — сумму нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
  11. В 14 и 16 — количество часов и дней.
  12. В 15 — код причины неявки.
  13. В 17 — общее число выходных дней за месяц.

Как корректировать табель, как вносить исправления: инструкция

Корректирующий табель — это дополнительный документ, который содержит сведения по конкретному сотруднику. К нему прилагают служебные записки ответственного должностного лица.

Например, сотрудник не явился на работу, в табеле отмечен прогул. Рабочему грозит увольнение. Но потом сотрудник принёс больничный лист. В этой ситуации необходим корректирующий табель.

Как произвести корректировку сведений в табеле:

  1. Установить, действительно ли нужны исправления. Например, корректировка данных требуется из-за позднего предоставления документов.
  2. Обязать работника, ответственного за ведение табеля, написать объяснительную записку. Это необходимо при каждой корректировке.
  3. Составить корректирующий отчёт. Такой документ имеет тот же вид, что и основной табель. Но в графе «Вид» указывают «Корректирующий». Каждый табель с исправлениями нумеруется. Основной документ в нумерации не учитывается.

Утверждение приказа, кто должен вести и отвечать за табель

Кто должен вести этот документ? Обычно обязательства по его составлению ложатся на плечи ответственного в отделе кадров человека, бухгалтерский отдел или начальников определённых отделов в качестве дополнительных рабочих задач.

Образец ведения табеля учета рабочего времени
Образец заполненноготабеля учёта по форме Т-13

В каждой компании утверждается собственный порядок ведения кадровой документации. Для ведения табеля назначается конкретный сотрудник. Издаётся соответствующий приказ.

Приказ о назначении ответственного сотрудника
Приказом назначается сотрудник, который будет вести табель и отвечать за его корректность

Назначается сотрудник согласно его квалификации. Обычно это кадровик. Иногда табель может вести секретарь или бухгалтер.

Важно! Хотите узнать, как заработать на командировке? Читайте нашу статью «5 способов заработка в командировке«.

Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего

Если сотрудник уехал по работе в другой город, то проконтролировать его деятельность невозможно. Работник сам должен утверждать количество командировочных часов. Если длительность рабочей поездки превышает 1 сутки, дополнительно потребуется оформить командировочное удостоверение.

Сотруднику положена доплата за ведение табеля учёта. Это дополнительная обязанность, которая оплачивается в установленном порядке.

Сколько должен храниться табель

  1. Как документ, который содержит сведения о деятельности компании, табель хранится не менее 12 месяцев.
  2. Как основание для начисления налогов — в течение 4 лет.
  3. Как первичный документ для начисления оплаты за труд — минимум 5 лет.

Для предприятий с опасными/вредными условиями существует другое условие: хранение документации на притяжении 75 лет.

Ведение табеля учёта рабочего времени — это прямая обязанность работодателя, которая закреплена законодательно. Существует несколько общепринятых форм ведения подобного документа для коммерческих и бюджетных организаций. При заполнении документа необходимо придерживаться определённого алгоритма.

Dela.biz - портал о бизнесе

Добавить комментарий

 

Войти с помощью:

Уважаемые читатели! Мы не приемлем в комментариях мат, оскорбления других участников, спам и ссылки на сторонние ресурсы, враждебные заявления в сторону администрации и посетителей ресурса. Комментарии, нарушающие правила сайта, будут удалены.
Обязательные поля отмечены *

 

Если Вам нравятся статьи, подпишитесь на наш канал в Яндекс Дзене, чтобы не пропустить свежие публикации. Вы с нами?