Рабочий процесс организаций различных сфер бизнеса редко обходится без командировок. В соответствии со 166 статьёй трудового кодекса РФ служебная командировка определяется как выезд сотрудника предприятия за пределы места постоянной работы по поручению руководства для выполнения так называемого служебного задания. Направляя человека в деловую поездку, важно заранее позаботиться об оформлении сопроводительных документов для дальнейшего подтверждения понесённых расходов. Одним из них является командировочное удостоверение. С 2015 года их выдача необязательна. Но если предприятие имеет желание или необходимость его оформить, делать это нужно по правилам документооборота. Заполнение бланка происходит по установленному образцу.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение в 2019 году

Командировочное удостоверение делегирует работнику определённые служебные полномочия и является уважительной причиной его отсутствия на рабочем месте.

Если длительность поездки составляет не более одного дня, командировочное удостоверение не оформляют.

Ранее требовалось выписывать удостоверения на всех без исключения командируемых работников. Документ с нарушениями налоговая инспекция могла не принять, что приводило к отказу в учёте соответствующих расходов. В январе 2015 года в трудовое законодательство были внесены некоторые изменения. В частности, постановление правительства РФ № 1595 от 29.12.14 исключило обязательное оформление командировочных удостоверений. Нововведение призвано упростить документооборот и облегчить работу сотрудников с командировками.

Таким образом, командировочные удостоверения перестали быть обязательными к применению. Оплата и учёт командировок может осуществляется на основе других документов, к примеру, проездных билетов с указанием дней отъезда и прибытия. Однако эти изменения носят скорее рекомендательный характер. Если организации удобнее вести учёт по старым правилам, то никто не может заставить её поменять привычный порядок. При этом следует учитывать, что принимающая сторона вправе отказаться от проставления отметок в удостоверении прибывшего сотрудника.

Ранее командировкой считалась поездка уполномоченного сотрудника на более чем 1 сутки.  При этом максимальная продолжительность поездки должна была составлять не более 40 дней. После того, как в действительные нормативы были внесены корректировки, сделавшие командировочное удостоверение необязательным документом, все ограничения касательно длительности поездки по служебным делам были отменены. Таким образом, в 2019 году длительность командировки напрямую зависит от производственной необходимости, определяется лично руководителем предприятия или его заместителями. В случае необходимости срок служебной поездки может быть продлён неоднократно.

Видео: вышло постановление об отмене командировочных удостоверений в России

Правильное оформление: образец стандартной формы, бланки и пример заполнения

Оформление производится на бланках унифицированной формы Т-10. Допустимо разработать и собственную, более удобную для использования.

Заполнение бланка командировочного удостоверения — образец
Лицевая сторона бланка командировочного удостоверения

Удостоверение может быть оформлено в отделе кадров, бухгалтерии или непосредственно в том подразделении организации, где числится командируемый сотрудник. Бланк заполняют от руки или с использованием компьютера в единственном экземпляре. Основанием считается приказ о направлении в командировку, заверенный подписью директора предприятия. Готовый документ выдаётся на руки уезжающему работнику, он должен находится у него в течение всего срока деловой поездки.

Приказ о направлении в командировку в 2017 году
Образец приказа о направлении работника в командировку

Как нужно заполнять бланк

Официально утверждённый бланк Т-10 состоит из трёх частей, каждая из которых содержит в себе определённую информацию. Лицевая сторона документа состоит из данных, имеющих прямое отношение к предприятию. Здесь нужно указать полное наименование организации, правовой статус юридического лица (ИП, ООО, ЗАО, ОАО) и код ОКПО (берётся из регистрационных документов компании). Затем проставляется номер документа согласно внутреннему документообороту, дата составления.

Во второй части формы № Т-10 содержатся следующие поля:

  • дата утверждения бланка;
  • код формы по ОКУД;
  • наименование предприятия;
  • номер удостоверения и дата оформления;
  • сведения о командируемом сотруднике;
  • цель и длительность командировки;
  • пункт назначения;
  • основание для служебной поездки в виде приказа по предприятию;
  • паспортные данные работника.

Документ в обязательном порядке подписывают командируемый работник и руководитель, а также ставится печать организации.

Третья часть удостоверения (оборотная) фиксирует информацию обо всех служебных поездках лица, на имя которого составлено командировочное удостоверение. В верхнем левом углу указывается наименование организации, направляющей сотрудника в командировку, дата отъезда и подпись уполномоченного лица из числа администрации. В качестве подтверждения ставится печать компании.В последующем, при совершении поездок сотрудник обязан постепенно заполнять документ на всех предприятиях, где он побывал по служебной необходимости. Делать это будут ответственные лица, которые будут указывать населённый пункт, наименование посещённой организации и продолжительность поездки.

Сотрудник, на которого возложена обязанность по выписке удостоверений, должен придерживаться определённых правил. Сперва заполняется верхняя часть бланка с информацией о служащем предприятия, направляемом в командировку: фамилия, имя, отчество, занимаемая им должность, табельный номер и структурное подразделение.

Количество командировочных дней указывается прописью, при этом время нахождения в пути не входит в расчёт длительности поездки.

Обязательно проставляются даты начала и завершения командировки. В поле «дата выбытия» записывается день отправления транспортного средства к пункту назначения. Аналогично заполняется поле с датой прибытия.

Заполненное командировочное удостоверение
Образец заполнения командировочного удостоверения

Зачастую сотруднику нужно определённое время для того, чтобы добраться к месту отправления общественного транспорта. К примеру, вылет самолёта назначен в 01:00, а дорога до аэропорта может занимать до нескольких часов. В этом случае дату начала командировки нужно записать предыдущим днём.

Графа «цель поездки» переносится из соответствующего поля в служебном задании. Примерная формулировка может звучать так:

  • заключение договора на поставку сырья;
  • выполнение ремонтных работ;
  • участие в презентации на выставке продукции;
  • прохождение обучения, повышение квалификации и так далее.
Особое внимание стоит уделить правильности оформления документа. Чаще всего ошибки возникают при внесении паспортных данных сотрудника и времени его нахождения в пути. Поэтому необходимо тщательно проверять правильность заполнения бланка, чтобы избежать трудностей во время подписания документов в месте назначения. Если ошибка все же допущена, её исправление не составляет особых сложностей. Для этого достаточно зачеркнуть неверную запись, после чего рядом внести правильную информацию.После того, как командировочные удостоверения перестали быть обязательными, многие организации по-прежнему используют этот вид отчётной документации для внутреннего контроля. На таких предприятиях имеется специальный регистрационный журнал, в который переносятся данные из удостоверения.После того, как сотрудник возвращается в родную организацию, он сдаёт служебный документ ответственному лицу, который проводит регистрационную процедуру. Далее командировочное удостоверение со всем пакетом сопроводительной документации (приказ руководителя о назначении служебной командировки, чеки и квитанции, подтверждающие затраты) передаётся в бухгалтерию. На основании полученной информации бухгалтер будет проводить расчётные операции, возместит сотруднику все затраченные им средства сверх выделенного лимита или примет остатки денежный средств.

Отметки с датами прибытия и выбытия

Оборотная сторона командировочного удостоверения заполняется непосредственно на предприятиях, куда направлен сотрудник. Кто именно этим будет заниматься, зависит от принимающей стороны — в законе это строго не прописано. На ней также ставятся отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяет своей подписью и печатью должностное лицо принимающей стороны.

Бланк командировочного удостоверения
Образец заполнения оборотной стороны командировочного удостоверения

Срок хранения

Срок хранения командировочных удостоверений составляет 5 лет. Исключением являются документы по командировкам в районы Крайнего Севера и приравненные к ним территории — для них этот срок увеличивается до 50 лет.

Если бланк командировочного удостоверения оформлялся до 2003 года, тогда документ должен находиться на хранении в течении 75 лет.

Заполняем журнал регистрации

Учёт командировочных удостоверений ведётся при помощи специального журнала. В нём отмечаются даты выдачи бланков удостоверений и фиксируется срок нахождения в командировке каждого сотрудника. Организациям разрешается самостоятельно разрабатывать формы журналов.

Журнал регистрации командировочных удостоверений
Образец заполнения журнала регистрации командировочных удостоверений

Регистрировать удостоверения предполагается путём заполнения таблицы, графы которого могут содержать:

  • Ф. И. О. и должность командированного работника;
  • дата и номер документа;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, подписавшего удостоверение;
  • место командировки (наименование организации и населённый пункт);
  • цель поездки;
  • фактическое время прибытия и выбытия из командировки;
  • подпись работника. Наличие подписи означает, что работник ознакомился записью в журнале регистрации и согласен с ней.

Видео: документальное оформление служебной командировки

После того как обязательное оформление командировочных удостоверений отменили, необходимость выдачи таких бланков каждая организация определяет по своему усмотрению. Этот документ больше не является единственным основанием для освобождения от уплаты налогов и взносов с понесённых расходов. В то же время выписка командировочных удостоверений может пригодиться для целей внутреннего учёта и контроля финансов предприятия.

Если Вам нравятся статьи, подпишитесь на наш канал в Яндекс Дзене, чтобы не пропустить свежие публикации. Вы с нами?