Выразить признательность за помощь, грамотно оказанные услуги или добросовестную работу сотруднику или организации можно не только финансово. Не будет лишним отправить специалисту или компании благодарственное письмо, особенно в тех случаях, когда премирование не совсем уместно. Написать его легко, процесс не потребует серьёзных временных или материальных затрат.
Благодарственное письмо: когда и для кого уместно написать?
Благодарственное письмо — доступный вариант поощрения, составленный в официальной форме. Его получателем может быть:
- специалист организации, отличившийся добросовестным выполнением обязанностей или успешной работой над каким-либо проектом;
- сотрудник, активно участвовавший в социальных и культурных мероприятиях компании и поддерживавший корпоративную политику;
- организация-подрядчик, оказавшая компании качественную услугу.
Благодарность направляется по собственной инициативе составителя или выступает ответом на поступившее приглашение, поздравление и так далее.
В некоторых организациях существуют целые положения о выдаче рассматриваемого вида писем с их описанием, предназначением и правилами оформления. Часто благодарности выступают в качестве наград, которые вручаются специалистам по случаю юбилеев или за большой стаж работы в компании (например, каждые 5, 10 или 15 лет), а предприятиям-партнёрам — за долгое и плодотворное сотрудничество. Получают такие письма адресаты, как правило, в торжественной обстановке.
Благодарность и благодарственное письмо — понятия, которые считаются равнозначными. Отличаются они лишь тем, что первая составляется в более свободной форме и чаще выдаётся в качестве награды.
Как составить и оформить?
Правила составления благодарственного письма не регламентированы на законодательном уровне. Но есть негласные рекомендации, которые облегчат процесс.
Структура
Документ составляется в произвольной форме либо в соответствии с корпоративными стандартами. Обычно он состоит из таких частей:
- «Шапка». Она располагается в верхней части листа справа и содержит данные получателя (название компании или фамилию, имя, отчество и должность работника). Всё это указывается по желанию, такую информацию вполне допускается не включать.
- Обращение. Если благодарность адресовывается конкретному человеку, то уместно использовать слово «Уважаемый(ая)». Когда письмо предназначено для целого коллектива, то лучше написать, например, «Уважаемые коллеги!» или обратиться только к руководителю организации.
- Основная часть. В этом блоке текста размещаются непосредственно слова благодарности для работника или компании, причём в последнем случае можно перечислить представителей коллектива, которому выражается признательность. Обязательно упоминается инициатор («ООО «Запад» благодарит…», «Как руководитель компании, хочу…») и повод, отмечаются заслуги специалиста или организации.
- Подпись. Она ставится внизу листа с добавлением фамилии, имени и отчества руководителя компании, которая составляет благодарственное письмо, и заверяется печатью.
Умещайте текст на одном листе формата А4, чтобы письмо поместилось в рамку (при необходимости). Составляйте благодарность на фирменном бланке или специальной заготовке, которая выполняется типографским способом на плотной бумаге.
Требования к тексту
- При создании текста придерживайтесь делового стиля, но излагайте всё дружелюбно. Помните: письмо не должно быть чрезмерно официальным. Даже если при его составлении вы используете шаблон, добавьте тёплые слова от себя, которые подчеркнут значимость того, за что вы благодарите компанию или специалиста.
- Упоминайте положительные качества сотрудника или организации-партнёра. Делайте акцент на получателе, а не на собственных эмоциях.
- Тщательной проверяйте готовый текст на наличие ошибок, опечаток и других недочётов. Особое внимание уделите правильности написания фамилий, имён, отчеств, должностей и названий.
- Составляя несколько писем, старайтесь сделать каждое индивидуальным.
- Если вы используете фирменный бланк вместо специального (для благодарностей), не пытайтесь украсить его вставкой рамок или других элементов — всё это устарело, выглядит неоригинально и даже вульгарно.
- Разместите пожелания чего-либо хорошего для конкретного человека или коллектива. Что касается выражения надежды на дальнейшее сотрудничество, то стоит помнить: это не всегда уместно — адресат может сделать вывод, будто письмо отправлено исключительно с целью получения выгоды в будущем.
Допускается сопроводить благодарность приятным сувениром для работника или предложением скидки для партнёров.
Примеры выражения признательности за многолетний труд, содействие в работе и сотрудничество
Благодарственное письмо за многолетний труд
Благодарственное письмо за содействие в работе
Благодарственное письмо за сотрудничество
Фотогалерея: Образцы оформления благодарственных писем и благодарностей для работников и организаций-партнёров
-
- Не будет лишним упомянуть, кто из представителей коллектива особенно достоин благодарности
-
- Перечислите, за что конкретно вы благодарите сотрудника или компанию
-
- Не забудьте о добрых пожеланиях для адресата!
-
- Используйте не только общие фразы, но и слова, выражающие всю значимость оказанных услуг
Отправлять благодарственное письмо полагается сразу после получения услуг партнёра или завершения работы сотрудника над тем или иным проектом. Но даже если вы упустили момент, всё равно составьте таковое, а в сопроводительном тексте кратко и убедительно поясните причину молчания. Любой будет рад узнать то, что его труд был оценён по достоинству, хоть и с опозданием.