Компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении: порядок расчёта и выплаты

Компенсацию за неиспользованный ежегодный отпуск выдают по определённым требованиям. В этом плане учитываются не только законодательные нормы, но и различные причины и факторы. Опираясь на Трудовой кодекс РФ, можно выделить категории работников, которым положена такая выплата.

Законодательные нюансы

Правила оформления отпусков для любых ситуаций оформлены в соответствующих положениях ТК РФ. В гл.19 перечислены все моменты, затрагивающие вопрос предоставление ежегодного отпуска наёмным работникам, а также правила выплаты компенсации, если в течении календарного года сотрудник не пользовался своим правом на отдых.

Ст.114 ТК РФ указывает на прямую обязанность работодателя предоставлять своим сотрудникам ежегодный отпуск с полным сохранением зарплаты и рабочего места.

В ст.115 ТК РФ регламентирована продолжительность отпускного периода. Здесь указано, что минимальный отпуск для всех категорий работников не должен быть менее 28 календарных дней. Для отдельных категорий служащих устанавливаются иные временные рамки в зависимости от условий труда, степени нагрузки (как физической, так и интеллектуальной). К примеру, для педагогов в качестве отпуска выделяется 56 дней.

Исходя из действительных норм, можно сделать ряд выводов:

1. Законодатель предусматривает, что право на отпуск возникает у наёмного работника с первого дня работы. Однако воспользоваться им он вправе исключительно после того, как отработает минимум 6 месяцев.
2. Отработанное время даёт право работнику претендовать на отдых.
3. При расчёте отпускного периода в обязательном порядке исключаются дни, которые работник провёл в отгуле, на больничном. Однако, если наёмный сотрудник оказался вне рабочего процесса по вине работодателя, тогда этот период будет засчитан в общее рабочее время.
4. В случае увольнения независимо от причин, работодатель обязан компенсировать отпуск, который не был использован работником.

Если у сотрудника, который увольняется по тем или иным обстоятельствам, имеется хотя бы один день неотгулянного отпуска, он имеет право на получение компенсации. При проведении окончательных расчётов компенсация за отпуск будет выплачена вместе с другими выплатами.

Кто имеет право на компенсацию отпуска

Вопрос выплаты сумм компенсации за причитающиеся дни отпуска чётко регламентирован нормами законодательства. Согласно правилам, действующим в 2019 году, право на выплаты имеют:

1. Сотрудники, которые ни разу не воспользовались отпуском на протяжении всего периода работы. При начислении выплаты учитываются все имеющиеся отпуска (ст. 127 ТК РФ).
2. Специалисты, которые не были в отпуске за последний год, независимо от причины ухода.
3. Изъявившие желание уволиться и одновременно имеющие в запасе неиспользованный отпуск.
4. Работники, которым в связи с окончанием действия трудового контракта предложено отправиться в отпуск, а затем уволиться. Последний отпускной день будет считаться последним рабочим днём на этом предприятии. Вместо проведения предоставленного отпуска можно получить компенсацию с условием отработки.
5. Сотрудники, которых переводят на другую должность на том же предприятии. Более рационально можно поступить следующим образом: подать заявление об увольнении, а затем — о принятии на предлагаемую должность. Тогда сотрудник может претендовать на компенсацию, если он не использовал положенный по плану отпуск.
6. Сотрудники, которым при ликвидации предприятия положены все выплаты, в том числе и рассматриваемый вид компенсации. В такой ситуации нередко случается, что руководство отказывает в выплатах из-за отсутствия средств. Однако подобная причина не является законной. Поэтому сотрудник может оспорить этот вопрос в суде и получить решение, при котором от руководства потребуют не только возврата средства за отпуск, но и компенсации морального ущерба.
7. Подлежащие сокращению работники, которым обязаны начислить компенсационную выплату за весь период их пребывания на службе.
8. Увольняющиеся сотрудники, трудящиеся неполный рабочий день. Им также положен возврат средств за отпуск, в котором они не успели побывать (ст. 93 ТК РФ).
9. Сотрудники, которые увольняются после работы по кратковременному или сезонному трудовому контракту не более чем два месяца. Они также имеют право на компенсацию (ст.291 ТК РФ). Здесь речь идёт всего о четырёх днях (по 2 дня на каждый месяц), можно либо отдохнуть на их протяжении, либо получить соответствующую выплату.
10. Сотрудники, отпуск которых свыше 28 дней.

Важно! Если работник не воспользовался возможностью предоставления отпускного периода в течении 1,5 лет, отдых «сгорает». Это означает, что в случае увольнения ему не полагается компенсация за отпускные дни.

Кому не положен возврат денежных средств за отпуск

Говоря о запретах на выплату компенсации, речь не идёт о нарушениях прав или лишении доходов. Смысл заключается именно в том, чтобы дать возможность получить некоторым работникам положенный им отдых. Имеются в виду следующие категории:

• Беременные женщины.
• Усыновители детей в возрасте до трёх месяцев, они просто обязаны идти в отпуск.
• Сотрудники моложе 18 лет.
• Работники на вредном производстве, опасном для здоровья и жизни.

Если сотрудник увольняется по «нехорошей» причине (кража, нанесение вреда имуществу компании или нарушение производственной дисциплины), ему не выплачивается компенсация и не предоставляется плановый отпуск.

Учёт отработанного времени для определения суммы компенсации

Действительные положения Трудового кодекса не включают моменты, затрагивающие описание учёта неиспользованного периода отдыха. В данной ситуации ориентироваться следует на разъяснения Минтруда и Правила об отпусках. Оба норматива имеют согласованное содержание, потому при учёте отработанного времени основной акцент делается на те принципы, которые в них указаны.

Согласно действительных норм, правила подсчёта будут зависеть от неких обстоятельств. Так, полный период отпуска за отработанный год (минимум 28 дней) будет предоставлен в таких ситуациях:

1. Работник отработал 11 месяцев без отгулов, больничных и внеплановых невыходов на работу.
2. Период работы составляет от 5,5 до 11 месяцев. В это время происходит увольнение вследствие сокращения штатов, ликвидации юридического лица, остановке производственной деятельности, призывы на воинскую повинность.

Во всех остальных ситуациях компенсационные выплаты будут начисляться соответственно с отработанным рабочим периодом.

Кроме того, в п.35 Правил об отпусках указано, что при определении компенсации нужно учитывать такие нюансы:

• если наёмный служащий отработал более половины месяца, при расчёте компенсации он будет учтён как полный;
• при отработке менее половины месяца расчётный период не учитывается.

При этом нужно понимать, что под «месяцем» здесь понимается не отдельный календарный месяц, а период фактического исполнения трудовых обязанностей с момента трудоустройства.

Процедура начисления и выдачи компенсации

Прежде чем получить расчёт сумм выплаты за неиспользованный отпуск, работник должен написать заявление. На основании него руководство предприятия составит соответствующий приказ.

Руководство предприятия составляет приказ, с которым работник должен ознакомиться и оставить свою подпись.

Алгоритм начисления выплаты

Расчёт причитающихся сумм производит бухгалтер в соответствии с действующим законодательством (ст. 116, 117, 119 ТК РФ). Существует схема, регламентирующая этот процесс:

• За основу берётся среднедневная заработная плата и количество неиспользованных отпускных дней.
• Определяется период для вычисления среднедневного заработка.
• Рассчитывается сумма выплаты.
• Определяется сумма среднедневной зарплаты.
• Производится окончательный расчёт суммы выплаты.

Методы расчёта среднедневной зарплаты

На основе норм ст. 139 ТК РФ для определения величины среднедневного заработка следует сложить начисленную зарплату за каждый месяц за последний год работы и разделить полученную сумму на 12, а затем результат разделить на 29,3 (среднемесячный показатель календарных дней в месяце).

Пример: у сотрудника компании А.С. Семёнова зарплата составляет 25 тысяч рублей в месяц.

25 000 х 12 = 300 000 рублей — годовой доход;

300 000 : 12 : 29,3 = 853,24 рубля — среднедневной заработок.

Второй вариант подходит тогда, когда оплата труда осуществляется за каждый день. Следует сложить все выплаты за год и разделить на 29,3.

Пример: сотрудник предприятия В.Г. Тарасов отработал 22 дня. Ему выплатили зарплату за каждые 10 дней по 550 рублей и 12 дней по 500 рублей.

Сумма полученной зарплаты за месяц составит:

550 х 10 + 500 х 12 = 5 500 + 6 000 = 11 500 рублей.

Средний заработок равён:

11 500 : 29,3 = 392,49 рубля.

Правильность начисления среднего заработка подтверждается соответствующим документом, для формирования которого обычно используется программа 1С: Зарплата. Впрочем, аналогичный расчёт можно произвести в программе Word или Excel.

Необходимый перечень данных для расчёта

Существует порядок, позволяющий грамотно произвести процесс начисления. Для этого необходима следующая информация:

• Отпускной стаж.
• Не включённые в трудовой стаж периоды.
• Количество календарных дней планового отпуска.

Отпускной стаж (составные части):

• Отработанные дни.
• Количество выходных и праздничных дней.
• Вынужденные простои или прогулы.
• Отпуск за свой счёт.

Исключаемый период содержит:

• Прогулы без уважительных причин.
• Отпуск по причине болезни ребёнка.

Расчёт количества отпускных дней, которые сотрудник не успел использовать

При условии отработки полного месяца без прогулов, ухода на больничный и отсутствия на месте по уважительным причинам, согласно действующим нормам сотруднику полагается 2,33 дня отпуска ежемесячно. Потому при определении периода, подлежащего компенсации, в расчёт принимается этот показатель.

Вычисления производятся по формуле:

КНД = МОС х 2,33 — ДИО

В формуле используются следующие данные:

• КНД — дни отпуска неиспользованные.
• МОС — отпускной стаж.
• ДИО — отпускные дни, которые сотрудник успел использовать.

Отдельные случаи и особенности начисления компенсационных выплат

Главная задача, стоящая перед руководством компании, произвести расчёт оплаты неиспользованного отпуска при расторжении трудовых отношений в правовом поле.

При рассмотрении следующего примера станут более понятными некоторые нюансы расчёта.

Служащий Т.С. Платонов увольняется 4 сентября 2016 года, перед этим был в отпуске за свой счёт более 1 года. Он отправился в длительный отпуск в ноябре 2014 года.

Затем в марте 2015 года он отработал 10 дней и снова отправился в отпуск за свой счёт.

В соответствии с положениями ТК РФ, при увольнении работнику начисляется компенсация за все отпуска, которые он по каким-либо причинам не использовал (п. 28 ст. 127 ТК РФ). В рассматриваемом примере для расчёта берётся 5 месяцев.

Если гражданин работает по гражданско-правовому договору, ему не положен плановый отпуск, из этого следует, что и компенсация тоже не выплачивается.

Чтобы получить возврат средств за отпуск, нужно, как минимум, отработать половину месяца. И если рабочих дней не хватает, это означает отсутствие оснований для начисления, что подтверждается п. 35 Правил расчёта основных и дополнительных отпусков.

Налогообложение компенсаций

Выдача денежных компенсаций производится в последний фактический рабочий день на предприятии.

В соответствии с требованиями ст. 223 НК РФ компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск облагаются налогом. За основу берётся вся сумма. Из неё удерживается налог на доходы физического лица — 13%. На сумму компенсации за неиспользованный отпуск начисляются страховые взносы:

• в Пенсионный фонд;
• в Фонд медицинского страхования;
• в Фонд социального страхования.

При окончательном расчёте нанимателю необходимо учесть всевозможные нюансы, предусмотренные Налоговым кодексом РФ, чтобы впоследствии не пришлось нести ответственность за допущенные ошибки. Работнику, права которого нарушены, следует обратиться за консультацией в Трудовую инспекцию, к юристу по трудовым спорам или в налоговую инспекцию.

Судебная практика

В сфере трудовых отношений вообще и начислении компенсации за неиспользованный отпуск в частности, возникает масса спорных ситуаций, решение которых приходится искать в суде.

Кстати, даже у судей случаются разногласия. Например, некоторые из них придерживаются мнения, что право на отпуск продолжается только 18 месяцев. Это означает, что после этого срока отпуск можно считать безвозвратным во всех смыслах. Есть мнение, что и компенсация за его неиспользование через 18 месяцев уже невозможна. Такие доводы основаны на п. 1 ст. 9 Конвенции МОТ «Об оплачиваемых отпусках». Судьями делается вывод о том, что только на протяжении полутора лет реально рассчитывать на получение компенсационных выплат. Такие решения можно встретить в практике апелляционных судов.

Но. наряду с этим, другие судьи для принятия решения не применяют положения Конвенции о сгорающих отпусках и ограничении сроков начисления возврата за неиспользованный отпуск. Поэтому в большинстве случаев суды выносят решение, обязывающее работодателя выдать компенсацию вместе с процентами, положенными за задержку выплаты. Нередко приходится также возмещать:

• моральный ущерб;
• потери, вызванные инфляционными процессами;
• судебные издержки.

Кроме обращения в суд, руководитель, оказавшийся нарушителем ТК РФ, может понести административную ответственность за свои действия. Инициатором наказания в этом случае выступит Трудовая инспекция (если сотруднику не будет своевременно выплачена компенсация за отпускные дни, которые он не успел использовать до увольнения).

Ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях диктует следующие виды ответственности:

• Для организаций, учреждений и предприятий — штраф от 30 до 50 тысяч рублей.
• Для предпринимателей (ИТ), руководящих лиц — штраф от 1 до 5 тысяч рублей.

При многократном (повторном) нарушении:

• Для предприятий — штраф 50–70 тысяч рублей.
• Для предпринимателей — 10–20 тысяч рублей.

За повторное нарушение норм трудового законодательства руководитель может быть дисквалифицирован на 1–3 года и отстранён от работы.

На предприятиях периодически проходят проверки, осуществляемые трудовыми инспекторами. Результатами этих мероприятий нередко бывает выявление нарушений прав работников. Кстати, сотрудник может обратиться в Трудовую инспекцию по собственной инициативе и защитить свои интересы.

Чтобы исключить невольное нарушение трудового законодательства, наниматель должен руководствоваться рекомендациями, прописанными в п. 4 Положения (Постановление Правительства РФ №922).

Особенно внимательным нужно быть в части определения длительности расчётного периода для начисления отпускных сумм. Если, к примеру, период работы увольняемого более года, следует брать за основу 12 календарных месяцев, которые предшествуют моменту увольнения. Если период работы не превышает 12 месяцев, то приходится брать весь период работы сотрудника (с первого до последнего дня).

Вопросы начисления компенсации за положенные законом и неиспользованные отпускные дни требуют повышенного внимания к каждой детали. Стоит учесть, что в большинстве случаев граждане имеют представление о своих правах и знают, как их отстоять. Поэтому руководителю необходимо быть бдительным и компетентным, что гарантирует ему авторитет, а предприятию — успешную хозяйственную деятельность.