Смена юридического адреса для ООО — пошаговая инструкция

Смена юридического адреса любого юридического лица представляет собой довольно сложную и кропотливую работу, требующую переделки некоторых учредительных документов с их утверждением и регистрацией в налоговых органах и государственных фондах. Чтобы процесс перерегистрации Общества с ограниченной ответственностью (ООО) прошёл быстро и гладко, воспользуйтесь пошаговой инструкцией опытных юристов.

Перечень оснований для смены реквизитов

Существует много причин изменения юридического адреса, но чаще всего такой шаг предпринимается в результате возникновения следующих обстоятельств:

• организация переезжает в другой населённый пункт или даже за пределы своего региона;
• возникла необходимость оформить фактическое местонахождение компании в качестве её юридического адреса;
• прежний юридический адрес не обеспечивает связи организации с государственными органами или другими предприятиям и гражданами. Это может быть связано с простейшей ликвидацией помещения, в котором происходит так называемая массовая регистрация юридических адресов.

Среди обстоятельств, в силу возникновения которых приходится менять юридическую «прописку», не совсем корректно указывать на проверки, проводящиеся налоговой службой с 2007 года с целью выявления несовпадения юридического и фактического местопребывания предприятия.

Собственно говоря, наказание компании за несовпадение юридического и фактического адресов не во всех случаях правомерно. В частности, по этому поводу есть постановление Пленума Высшего арбитражного суда РФ №61 от 30.07.2013, в котором отмечается, что в некоторых случаях, например, когда юридический адрес фиксируется местожительством основателя предприятия, расхождение юридического и фактического адреса правомерно.

Примите к сведению, что провести изменение юридического адреса можно самостоятельно. Для выполнения этого достаточно чётко придерживаться установленного порядка действий и внимательно отнестись к оформлению требуемой документации.

Подготовка документации при смене юридической «прописки»

По правилам, любое изменение установочной информации сопровождается оформлением следующего пакета документов:

• выписки из ЕГРЮЛ об имеющейся государственной регистрации;
• уставных документов, которые прилагались при открытии организации: устав, договора, список учредителей, все приложения, дополнения и так далее;
• статистической справки;
• свидетельства НДС или свидетельства единого налога;
• приказа об изменении юридического адреса, если общество имеет только одного основателя;
• протокола собрания компании, если имеется несколько основателей;
• заявления о регистрации изменений, вносимых в уставные документы (форма Р13001);
• финансового свидетельства (платёжной квитанции или платёжного поручения) о выплате полагающейся по закону государственной пошлины;
• гарантийного письма от владельца здания, предоставляемого в качестве нового юридического местопребывания. Когда помещение арендуется другим предприятием или физическим лицом, то также разрешается предоставление от них гарантийного письма, конечно, если они, в свою очередь, имеют право сдачи строения в аренду.
• заверенной нотариусом доверенности на сотрудника предприятия, занимающегося непосредственной сдачей документов в налоговую инспекцию.

Кроме перечисленных документов также может потребоваться документ, подтверждающий право собственности на выбранное для новой прописки здание. Зачастую такая справка нужна, когда новая юридическая «прописка» указывается по домашнему адресу директора ООО или одного из его основателей.

И, конечно, в случае, когда в качестве юридического адреса называется квартира, то возникает необходимость предоставления письменного согласия лиц, в ней проживающих.

Пошаговый алгоритм подачи и получения документов

Перед тем как сменить существующий юридический адрес на новый, конечно, необходимо выбрать этот новый адрес. При этом оптимальным будет вариант, когда новый юридический адрес совпадает с фактическим местоположением компании. Однако в настоящее время довольно часто при регистрации адреса используется домашний адрес руководителя, учредителя или просто одного из сотрудников предприятия.

Если налоговая служба обнаружит несовпадение указанной в государственном реестре юридической «прописки» с фактическим расположением предприятия, то она на вполне законных основаниях вправе отказать ей в регистрации. Поэтому в случае когда в качестве юридического адреса используется домашний адрес, руководству компании необходимо иметь надёжные оправдательные аргументы.

Зачастую единственным дополнительным документом для установления такого адреса в качестве юридического является штамп о прописке в паспорте директора. Однако часто налоговая служба также требует представление свидетельства о собственности и гарантийного письма, образец которого приведён ниже.

Как оформить решение о смене адреса

При выполнении задачи по выбору подходящего юридического адреса следующим шагом должно быть либо заседание основателей предприятия, санкционирующих перемены, либо единоличное решение об изменении юридического адреса, если у компании один собственник. В первом случае соответствующее решение оформляется протоколом заседания, во втором — приказом.

Образец протокола общего собрания по изменению юридической «прописки»

По результатам такого собрания либо единоличного решения в Уставе общества указывается в полном виде утверждённый новый юридический адрес.

Подготовка заявления в налоговую инспекцию

Следующим шагом в процессе оформления необходимого пакета документов является подготовка заявления о внесении изменений в регистрационные документы, которое составляется на бланке по форме Р13001. В случае изменения только одного юридического адреса в этом формуляре заполняются всего лишь страницы, обозначенные грифом A и B.

Поля, связанные с изменением юридического адреса, содержатся именно на листе В. Здесь в начальных строках нужно указать почтовый индекс и код субъекта федерации. В следующих графах прописывается сам новый юридический адрес. Для заполнения документа в графах 3–6 бланка разрешается использовать только сокращения, предписанные Приказом ФНС России № ММВ-7–6/25@ от 25.01.2012. Графы с седьмой по девятую заполняются без всяких сокращений.

Форма листа В заявления о смене адреса

В этом бланке подпись управляющего ООО должна быть заверена в нотариальной конторе, для чего нотариусу необходимо предоставить выписку из ЕГРЮЛ давностью не более пяти дней и предыдущий устав компании.

Таким образом, вместе с заявлением в пакет документов для предоставления в налоговую инспекцию входят:

• протокол собрания:
• устав общества в двух экземплярах;
• гарантийное письмо от владельца помещения или другие, указанные выше, документы по квартире.

Оплата госпошлины в банке

Осуществив сбор необходимых документов, можно приступить к следующему шагу — оплате государственной пошлины. По состоянию на 2019 год величина такой госпошлины составляет 800 рублей. Можно самостоятельно заполнять и оплачивать квитанцию в банке или перечислить деньги с расчётного счёта компании. С учётом стоимости нотариальных услуг в 1300 рублей общая величина суммы расходов составит 2100 рублей.

В такую сумму можно уложиться в случае, если за приобретение нового адреса не надо платить. Иначе к расходам на смену юридического адреса нужно добавить ещё минимум 8500 рублей, поскольку такова рыночная стоимость этой услуги в России. В итоге общая сумма затрат может составить более 11 000 рублей.

Процедура подачи документов в ИФНС

На этом последнем этапе, весь собранный комплект документации направляется в налоговую инспекцию. При этом надо учитывать следующий нюанс: если документы представляются не самим директором предприятия, а другим человеком, то последний должен иметь доверенность на передачу документов.

И также следует определиться с налоговой инспекцией, в которую подаются документы. Например, оформлением изменений в уставных документах в Москве занимается только налоговая инспекция №46, расположенная в районе Тушино (Проходной проезд, дом 3, строение 2). Кстати, в помещении инспекции имеется платёжный терминал, принимающий оплату госпошлины.

Чем грозит нарушение правил подачи документов

Предоставление документации для регистрации юридической «прописки» в обязательном порядке производится не позднее чем через три дня от даты, указанной в протоколе общего собрания или решении учредителя. За превышение этого срока предусматривается штраф в размере 5 000 рублей.

Факт передачи документов в налоговую инспекцию фиксируется распиской принимающего работника налоговой службы. Эту расписку необходимо предъявлять при получении готовых документов.

В пакет выдаваемых налоговой службой документов входят:

• изменённый устав организации, соответствующим образом заверенный налоговой инспекцией;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• уведомление о снятии с учёта в налоговой инспекции организации со старыми реквизитами;
• свидетельство о взятии на учёт предприятия с новыми реквизитами.

Таким образом, если налоговики не обнаружат ошибки и не откажут в регистрации нового юридического адреса, то первый этап работы по его изменению можно считать выполненным. Если же после проверки поданных документов налоговой службой будут выявлены ошибки или просто неточности, то она вправе отказать в регистрации. В этом случае все необходимые документы собираются, заполняются, подписываются и нотариально заверяются повторно.

Такой порядок подачи документов имеет место, если юридический адрес предприятия меняется в пределах одного населённого пункта.

Какой порядок действует при смене города или региона регистрации

При обстоятельствах, когда в адресе происходит смена города или муниципального образования, процесс официальной регистрации нового юридического адреса несколько осложняется. В этом случае по прежнему месту юридической прописки предприятие подаёт заявление в ту налоговую инспекцию, где происходила последняя регистрация. Заявление подаётся на бланке по форме Р14001. При этом для смены юридического адреса заполняются только титульный лист и Лист В.

Образец заполнения формы Р14001

Титульный лист.

Лист В.

После этого, в соответствии с поданным заявлением, бывшая налоговая инспекция выдаёт справку из ЕГРЮЛ об аннулировании старого юридического адреса. И только через двадцать дней после получения выписки из ЕГРЮЛ организация имеет право подать документы на изменение своего юридического адреса в соответствующий налоговый орган по новому месту юридической «прописки».

Информация об изменении юридического адреса

При изменении юридического адреса организация в обязательном порядке должна проинформировать об этом все заинтересованные организации. В этот список прежде всего, входят государственные организации и службы:

• Пенсионный фонд РФ (ПФ РФ);
• Фонд социального страхования (ФСС РФ);
• Федеральная служба государственной статистики.

По всем правилам информация об изменении юридической «прописки» предприятия в такие государственные организации, как Пенсионный фонд и Соцстрах должна приходить из налоговой службы в пятидневный срок со дня этого изменения. Однако нередко такое сообщение не поступает или передаётся с опозданием. Во избежание недоразумений, которые могут возникнуть, предпочтительно проконтролировать поступление этого сообщения, дозвонившись напрямую в эти организации. Если сообщение не поступило в пятидневный срок, то нужно написать заявление. Форма заявления — свободная.

Что касается органов статистики, то с ними можно связаться как по интернету, так и «вживую».

Для связи по интернету достаточно послать уведомление с указанием своих реквизитов на сайте gks.ru. Для подобных сообщений здесь установлена специальная программа, с помощью которой передаются все новые и старые данные по предприятию и, в частности, информация о смене его юридического местопребывания, а также производится заказ на выполнение актуальной статистической справки.

Можно не прибегать к связи по интернету, а прийти непосредственно в отдел статистики и предъявить там:

• решение (протокол) о смене юридического адреса;
• выписку из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о внесении изменений в Государственный реестр.

На основании этих документов отдел статистики представляет справку с актуальными статистическими кодами.

Получив в своё распоряжение статистическую справку следует приступить к обновлению своего досье в банке или банках. Большей частью обновление данных в банковских учреждениях сводится к процедуре оформления новых карточек с образцами печатей и подписями. В банке, кроме статистической справки, необходимо предъявить Решение (протокол) об изменении юридического адреса и выписку из ЕГРЮЛ. Также банкиры могут потребовать устав предприятия в новой редакции.

Уведомление контрагентов

В законодательстве не существует требований, обязывающих организацию, сменившую юридический адрес, сообщать об этом своим партнёрам или клиентам. Однако предпринимательский мир диктует свои условия, согласно которым желательно в интересах дела сообщать своим партнёрам по бизнесу свои новые реквизиты. В случае когда в договоре с контрагентом прямо указывается требование сообщать про смену юридического адреса необходимо посылать извещение в письменном виде и желательно ценным письмом с уведомлением о его вручении. Так можно избежать штрафных санкций.

Образец информационного письма партнёрам об изменении юридического адреса.

Как меняются ФСС, ПФР, ИНФС и код ОКПО при смене адреса

При смене юридического адреса возможны два основных варианта:

1. Юридическая «прописка» меняется в пределах одного населённого пункта.
2. Организация и её юридический адрес переезжают в другой населённый пункт или регион.

В первом случае «обслуживающая» предприятие налоговая инспекция остаётся прежней, ПФР и ФСС не меняются. И также неизменным остаётся регистрационный номер Соцстраха (Постановление ФСС № 27 от 23.03.2004). Прежним также остаётся КПП (код причины постановки на учёт). А вот регистрационный номер Пенсионного фонда, согласно Постановлению ПФР № 296п от 13.10.2008, будет новым.

Во втором случае организация регистрируется в других ИФНС, ПФР и ФСС. Соответственно меняются регистрационные номера в Фонде социального страхования и в Пенсионном фонде, а предприятию присваивается новый код причины постановки на учёт (КПП).

В обоих случаях при смене «прописки» неизменным остаётся номер ИНН, который присваивается организации при её создании.

Что касается номера ОКПО (кода Общероссийского классификатора предприятий и организаций), то он напрямую не привязан к юридическим координатам и не изменяется автоматически при переезде предприятия. Этот показатель раскрывает вид деятельности и меняется при условии изменения вида деятельности предприятия. На практике ОКПО изменяется, когда предприятие расширяет сферу своих предпринимательских усилий. Например, организация первоначально занималась только оптовой и розничной торговлей товаров, а потом создала швейный цех по пошиву одежды.

Юридический адрес Общества с ограниченной ответственностью является одной из основных характеристик организации, подлежащих включению в ЕГРЮЛ. Смена юридической «прописки» должна обязательно фиксироваться в этом реестре и проходить утверждение в налоговой инспекции. Это сложная и длительная процедура, прохождение которой требует обширных познаний в таких сферах, как трудовое законодательство и Налоговый кодекс.