Как составить график отпусков: правила, форма, образцы

Любой график подразумевает некую очерёдность. График отпусков — не исключение. По сути, это та же очередь, которая составляется централизованно для всех сотрудников. Причины составления две: требование закона РФ (ст.123 ТК РФ) и предупреждение конфликтных ситуаций в организации. Составить его можно, ориентируясь на форму Т 7 и предложенные ниже образцы.

Обязательно или желательно

Изучив статью 123 ТК РФ, приходим к такому выводу: оформленный график отпусков должен лежать у инспектора по кадрам в специальной папке. Там, где обычно хранятся локальные правовые документы организации.

График может быть один на всю организацию. Это удобно, если штат маленький.

Если на предприятии есть крупные структурные подразделения, практичнее оформить график по отделам.

Особое влияние оказывает профсоюз (если таковой на этом предприятии имеется). Под его руководством разрабатывается чёткая инструкция по составлению документа.

То есть график разрабатывается исключительно организацией с учётом требований законодательства. Одновременно берутся к сведению все льготы работающих и пожелания коллектива.

Работаем над составлением графика

Знакомство работника с графиком отпусков

Будьте готовы к тому, что не всем работникам ваш график придётся по душе. Возможны различного рода недоразумения. Чтобы быть во всеоружии, подготовьте убедительные факты того, что очерёдность построена правильно. Что это за факты? Это документы, подтверждающие право на первоочередной отпуск отдельных работников. Принимаются к сведению семейные обстоятельства, личные заслуги каждого работника, необходимость обязательного присутствия конкретных сотрудников в определённые периоды.

Варианты уведомления сотрудников:

1. Унифицированная форма №Т-7 рекомендуется для составления графиков отпусков. Ничего противозаконного не случится, если в форму добавить столбец с названием «Ознакомлен (а)». Дата и подпись обязательны.
2. Оформление специальной формы (произвольный вариант), с указанием таких сведений: Ф.И.О. сотрудника, подпись, дата.

   

Как вариант, специалисту по кадрам подготовить приказ и утвердить у руководителя. Приказом назначается ответственное лицо, которое отвечает за ознакомление работников одного или нескольких подразделений с формой на предстоящий год. В приказе пофамильно указываются все лица, которым потребуется поставить подпись об ознакомлении с приказом.

Документ допустимо выслать на корпоративную почту для работников. Но не факт, что все ознакомятся. Или не признаются, что ознакомлены.

Поэтому выбираем старый и надёжный способ — под подпись.

Правила составления + образец заполнения

Алгоритм составления графика отпусков с учётом требований ст. 123 ТК РФ:

• С первого раза составит полноценный график лишь кадровик-виртуоз. Согласитесь, таких немного. Поэтому приступим к изготовлению своеобразного черновика. В первую очередь делим всех сотрудников по отделам. Затем сортируем по вероятной взаимозаменяемости, чтобы не пострадали рабочие процессы. Подсчитываем и вносим в график-проект продолжительность каждого отпуска, возможные разделения отпуска по частям. Вообще, в каждой организации свои тонкости, поэтому здесь приведён своеобразный шаблон, которого стоит придерживаться. Когда все необходимые данные будут внесены в сводную таблицу, кадровик сразу увидит вероятные нестыковки и внесёт необходимые поправки.

• Если кадровик малоопытен в составлении таких бумаг, то приступать к этому процессу стоит заранее. За два — три месяца до крайней даты для утверждения. К моменту создания графика кадровик собирает специальные опросные листы, в которых указываются пожелания работников о времени отпуска.

• Обязательное согласование документа с организацией профсоюза, если таковая имеется. Профсоюз вправе рассматривать обсуждаемый график до 5 дней. После обязан дать обоснованные комментарии и предложить вероятные поправки.
• Утверждение готовой формы руководителем организации.

• Бумага утверждается руководителем не позднее чем за две недели до окончания календарного года. График отпусков на 2017 календарный год должен быть утверждён до 17 декабря 2016 г.

• Статьёй 123 ТК РФ не предусмотрено обязательное ознакомление работников с графиком отпусков. Но сделать это всё же стоит. Так кадровик подстрахует в первую очередь себя, проверит правильно ли учтены интересы всех сотрудников.
• Копии документа раздаются руководителям всех подразделений для возможной корректировки и внесения пожеланий сотрудников. Как бы кадровик и руководители отделов ни старались максимально учесть все варианты, в график отпусков будут периодически вноситься поправки.

Приказ на утверждение графика отпусков

Ссылаясь на ст.123 ТК РФ, можно с уверенностью утверждать, что такой приказ в обязательном порядке не составляется.

Подготовить приказ можно в следующих случаях:

• руководитель обязует начальника отдела кадров подготовить график для последующего утверждения;
• руководитель оповещает начальников всех подразделений, что требуется собрать сведения о желаемых датах отпуска у сотрудников.

То есть, приказ является дополнительным напоминанием о подготовке к отпускной кампании в организации.

Вносим изменения в график отпусков

График отпусков на один год в организации должен быть один.

Возникают ситуации, когда данные ранее утверждённого графика становятся неактуальными. Это происходит по ряду причин:

• приём на работу новых сотрудников;
• работающие в организации граждане, которые имеют право потребовать отпуск в любое время;
• смена специфики деятельности организации;
• внеплановая командировка;
• болезнь сотрудника либо руководящего лица;
• финансовые возможности организации.

Законодательство не требует каждый раз знакомить всех сотрудников с окончательным видом графика. Это остаётся на усмотрение руководства.

Если перенос отпуска вызван внеплановыми производственными моментами, то руководство дополнительно согласовывает с работником дату переносимого отпуска. Если же, наоборот, сотрудник хочет перенести отпуск на другую дату, то пишется заявление на имя руководителя.

В законе точно не прописано, можно ли вносить изменения в документ. Чтобы не мучиться ненужными сомнениями, будем действовать по проверенному алгоритму:

• изменение в график отпусков инициирует непосредственно руководитель (либо в интересах организации, либо в интересах сотрудника);
• утверждение приказа на внесение изменений;
• ознакомление работников, отпусков которых коснулись изменения, под подпись;
• издание нового графика отпусков с внесёнными изменениями.

Актуальный момент: работник уходит в отпуск согласно графику. Возвращается из отпуска либо раньше положенного срока, либо позже. Причины могут быть различные (например, болезнь сотрудника).

В этом случае изменения в график отпусков не вносятся.

Ошибки недопустимы

Вопрос организации отпускной кампании в каждой организации находится под особым контролем у проверяющих органов. При выявлении нарушений чаще всего наказывают рублём. Либо конкретное виновное лицо, либо организацию.

Длительный стаж проверок кадровых служб позволил выявить типичные ошибки и нарушения:

1. График отпусков не утверждается руководителем.
2. Отпуска оформляются лишь на основании заявления сотрудника без составления приказа и графика отпусков.
3. Несоблюдение очерёдности отпусков, указанной в графике. Отсутствие соответствующих приказов о внесении изменений в график.
4. Внесение некорректных записей в график (например, отпуск сотрудника по беременности и родам, отпуск по уходу за детьми до трёх лет).
5. Неправильное деление отпуска на части. Одна часть не должна быть менее 14 дней.
6. Накопление неиспользованных отпусков (более двух лет).
7. Неверная оплата за неиспользованные дни отпуска.
8. Отправка сотрудника в отпуск 2 раза в год. Такой вариант допускается, если сотрудник принят на работу, например, в 2015 году, а в отпуск два раза идёт в 2016г.
9. Одновременная отправка в отпуск сотрудников, выполняющих схожие функции. В таком случае организация остаётся без узких специалистов.
10. Отказ льготным категориям работников уходить в отпуск в удобное для них время.
11. Нелегальный способ: работник одновременно оформляет отпуск и продолжает трудиться.

Срок хранения графика отпусков

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Перечне, утверждённом приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, с изменениями и дополнениями. Актуально в 2016г.

Срок хранения графика отпусков рассмотрим на примере.

График отпусков составлен на 2017 г. Начало срока хранения — 1 января 2018 г.

Окончание срока хранения — 31 декабря 2018 г.

Списать и уничтожить график отпусков за 2017 год можно с 1 января 2019 г.

Как накажут?

В силу различных причин в организации нарушают соблюдение графика отпусков. Такие деяния контролирующие органы назовут нарушением законодательства о труде.

За отсутствие графика, за некорректное заполнение, за нарушение прав работников привлекают к административной ответственности.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Несвоевременное внесение изменений либо игнорирование факта вносимых изменений в график отпусков: наказывается виновное лицо в виде привлечения к дисциплинарной ответственности (статья 192 ТК РФ). Вопрос такого наказания в компетенции руководителя.

Несоблюдение или отсутствие графика отпусков влечёт несвоевременный расчёт с сотрудником, уходящим в отпуск.

Возможный штраф для предпринимателя — от 1 до 5 тыс. рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафовать предпринимателя за нарушения трудового законодательства вправе трудовая инспекция.

Совет, который в любом случае окажется беспроигрышным: всю кадровую документацию ведите согласно требованиям законодательства. Сомневаетесь в необходимости оформления какого-либо документа — оформите его на всякий случай. Ведь законодательство меняется, причём эти изменения могут пройти мимо вашего внимания. Будьте во всеоружии!