При приёме нового сотрудника или проведении первичного собеседования наниматель опирается на множество факторов, среди которых не только грамотно составленное резюме, но и рекомендательные письма. На наличие последних часто обращают внимание и организации, которые ищут не специалиста, а компанию для дальнейшего партнёрства. Ознакомившись с такими документами, можно сделать вывод о благонадёжности как работника, так и предприятия. Поэтому полезно ознакомиться с правилами составления рекомендательных писем и их образцами.
Рекомендательное письмо: что это, кому и зачем выдаётся?
Рекомендательное письмо, которое выдаётся компании руководителем организации-партнёра, подтверждает надёжность фирмы, профессионализм её сотрудников, высокое качество предоставляемых товаров и/или услуг.
Если документ составляется для специалиста, то в нём указываются его личные характеристики, профессиональные навыки, достижения. Бывший руководитель соискателя излагает, какую пользу работник принёс компании, чем он может быть полезен на новом месте.
Рекомендательное письмо — это бумага, которая не обладает юридической силой и ни к чему не обязывает её получателя.
Документ можно рассматривать как разновидность характеристики, описывающую объект лишь с положительной стороны. При этом рекомендательное письмо используется лишь во внешнем документообороте и выдаётся только по желанию работника или компании, с которой осуществлялось сотрудничество. Характеристика же может применяться и для решения внутренних вопросов организации.
Составляем документ для специалиста с места работы или организации-партнёра правильно
Как и другие деловые письма, рекомендательное следует оформлять, придерживаясь некоторых правил.
Общие рекомендации
Рекомендательное письмо составляется в свободной форме, но с соблюдением следующего:
- Для создания документа используется бланк компании.
- Полагается придерживаться делового стиля изложения. Эмоционально окрашенные слова, пышные эпитеты, жаргонные и нецензурные выражения должны отсутствовать.
- Не допускаются опечатки, сокращения, грамматические ошибки, пунктуационные и другие недочёты.
- Подписи руководителя организации, выдающей рекомендательное письмо, и других составителей (если их несколько) обязательны, как и печать компании.
Структура и содержание
Рекомендательное письмо, как уже упоминалось, составляется по общим правилам деловой переписки, поэтому и структура должна быть соответствующей.
- В правом верхнем углу бланка (под «шапкой») указывается информация об адресате, если он известен на момент составления бумаги.
- Затем посередине листа пишется название документа: «Рекомендательное письмо».
- Ниже (также в центре) размещается обращение к адресату — конкретному человеку или компании. Допускается и отсутствие такового, если заранее неизвестно, для представления кому и куда составляется бумага.
- В следующем блоке — основном — указывается информация о том, на какой должности и в течение какого периода работал специалист (или когда предоставляла услуги и/или товары та или иная компания).
- После этого полагается упомянуть об образовании, предыдущих местах занятости человека, для которого составляется рекомендательное письмо.
- Затем нужно описать вид сотрудничества, должностные обязанности, умения, навыки, личные качества соискателя, достижения. Например: «Иван Иванович зарекомендовал себя как целеустремлённый, легко обучающийся специалист. Он был ответственен за коммуникацию с международными партнёрами. Благодаря успешному сотрудничеству с ними прибыль компании выросла на 7% по сравнению с предыдущим периодом». Если документ составляется для компании, то этот блок может быть таким: «В ходе сотрудничества с ООО «Инженер-Эксперт» нам была предоставлена качественная консультация эксперта по настройке водопроводной линии, предложены пути решения проблемы, а также выданы рекомендации относительно ремонтных бригад. Все услуги были оказаны вовремя, что позволило значительно ускорить процесс создания водопроводной линии».
- Потом полагается дать конкретные рекомендации относительно компании или работника. Например: «Высокие личные качества и профессиональные навыки Иванова И.И. позволят ему занимать аналогичную должность», «Сотрудничество с компанией «Инженер-Эксперт» поможет получить быструю консультацию по имеющейся проблеме и адекватный перечень предложений по решению необходимых задач в короткие сроки».
- В последней части документа ставится дата, а также указываются должности руководителя и других составителей (если их несколько), размещаются все необходимые подписи, фамилии и инициалы и печать организации.
Если рекомендательное письмо составляется для работника, то допускается указание причины увольнения.
Фотогалерея: Образцы рекомендательных писем для компаний и сотрудников
Рекомендательные письма позволяют улучшить имидж компании, повысить уровень доверия к ней. Если же соискатель приходит с такими документами, то можно сделать вывод о том, что у него была хорошая репутация на предыдущем месте работы. Подобные бумаги не относятся к разряду обязательных, но их наличие весьма желательно как для компании, так и для специалиста.