Коммерческое предложение — это презентация услуги (товара) с целью его реализации. Успешное оказание услуг напрямую зависит от грамотно составленного и отправленного делового предложения. Чтобы составить правильное коммерческое предложение, вызывающее взрыв продаж, воспользуйтесь одним из удачных образцов этого документа.
Коммерческое предложение: креатив автора
Коммерческое предложение (КП) в идеале должно способствовать взрыву продаж. В первую очередь выбирают компетентного автора. Готовое коммерческое предложение оценивается ведущими специалистам компании. Они оставляют свои замечания на последней странице предложения. Возможно, автору придётся доработать документ, учитывая все замечания заказчика.
Перечислим этапы составления коммерческого предложения на оказание услуг.
- Подготовительные работы (сбор информации об услуге и о потенциальных заказчиках, выбор автора).
- Оформление.
- Согласование.
- Внесение возможных поправок.
Продающее коммерческое предложение составляют сотрудники отдела маркетинга организации. Если такого отдела нет, то оформление документа поручат ведущему специалисту компании. Возможно, что опыта составления продающих текстов у сотрудника нет. Не стоит отчаиваться: креативный подход вместе с желанием продать услугу помогут оформить достойное деловое письмо.
Если ситуация с творческим подходом в фирме на отметке «нуль» — тогда вам в рекламную компанию. За деньги, конечно, вам составят замечательное коммерческое предложение. Но вы упустите шанс самостоятельно запустить проект по реализации услуг предприятия.
Как правильно составить
Примерный план составления коммерческого предложения на поставку товаров выглядит следующим образом.
- Введение. Основная идея — для чего заказчику выслали деловое письмо.
- Основная часть. Предлагайте условия сделки, описывайте все выгоды сотрудничества именно с вами.
- Приложение (если надо). Здесь отражаются вся дополнительная информация, которая поясняет содержание предложения. Ссылка в тексте предложения на наличие приложения обязательна. На самом приложении указывается его принадлежность к конкретному коммерческому предложению.
Продумайте, как вы можете заинтересовать клиента вашей услугой. Ответьте сами себе на вопрос: «Зачем заказчику читать это коммерческое предложение?». Постарайтесь охватить ситуацию в целом, а не однобоко.
Информация об услуге для заказчика
- Кратко указать сведения о самой продающей компании.
- Приложить ассортиментный перечень и цены.
- Охарактеризовать услуги.
- Перечислить условия предоставления услуги.
- Срок предоставления услуги и гарантийные обязательства.
- Пожелания о дальнейшем сотрудничестве.
- По возможности приложить дополнительный наглядный материал об оказываемой услуге.
Оформление документа без ошибок
Стоит ориентироваться на ГОСТ Р 6.30–97 (актуален в 2017 году). В нём перечислены 29 реквизитов, которые продающая компания может использовать в коммерческом предложении.
Не стоит загромождать текст лишними реквизитами. Это лишь утомит потенциального заказчика. Вряд ли ему захочется прочесть ваше предложение до конца.
Правильная форма КП
Выбор формы зависит от конкретных ситуаций. В некоторых случаях окажется разумнее сначала оповестить заказчика устно (с помощью телефона или при деловой встрече). Личный контакт даст вам несравнимое преимущество в описании характеристик ваших услуг. Приветствуется демонстрация видеороликов, наглядных образцов, фото, специальных изданий. К тому же, по поведению заказчика можно сразу увидеть, насколько вы заинтересовали его своей услугой.
Даже если у вас ничего не закажут, это будет бесценный опыт для коррекции вашего коммерческого предложения.
Второй вариант формы — письменная. Способ отправки: обычная и электронная почта, факс. Две формы (письменная и устная) могут использоваться параллельно и по отдельности. В любом случае заранее стоит рассчитать вариант оповещения заказчика о вашей услуге. Коллективная работа в этом случае сыграет роль «мозгового штурма», что позволит максимально предусмотреть возможные варианты развития событий.
Хотите узнать больше о коммерческом предложении и требованиях к нему? Читайте нашу статью «Коммерческое предложение: для чего необходимо, что должно содержать, как с ним работать?«.
Структура
К решению вопроса о структуре коммерческого предложения подойдите с максимальной серьёзностью.
- Разместите полезную информацию о предлагаемой услуге.
- Заинтересуйте заказчика при ознакомлении с информацией.
- Побудите контрагента разместить заказ на услугу.
Таблица: как оформить структурные элементы продающего письма
| Название структурного элемента | Описание и вариант оформления |
| Интрига (некая тайна) | Вся тайна — в заголовке. Заинтригуете клиента — есть шанс на прочтение письма до конца. Условие — заголовок должен нести выгоду клиенту. Пример: «Уважаемый Пётр Петрович! Уже сегодня Вы можете экономить 40% на выплате за связь». |
| Подход к проблеме клиента | Внимание! «Я-подход» отменяется. Повернитесь лицом к проблеме клиента. Покажите, каким образом вы справитесь с трудностями заказчика. Пример: «Дорогой Иван Николаевич! Ваша прибыль увеличится до 60% за 15 дней пользования нашей услугой по…» |
| Вариант решения проблемы клиента | Подход к клиенту — на равных. Ни в коем случае не принижайте лично свою компанию и не выпрашивайте заказ. Кратко и чётко расскажите заказчику о том как вы справитесь с его проблемой. Пример: «С ответственностью выполним все работы по благоустройству офиса». |
| Выгода для заказчика | Очень важный блок в тексте. Не пропустите его и не заполняйте информацией о своей услуге. Пример: «Мы гарантированно снизим затраты ваших теплоносителей». |
| Ваши аргументы о выгоде | Завлекающих подходов масса. Выбирайте подходящий по теме и вашей личной выгоде. Пример: «Зимой — скидка 25%», «—50% экономии в первый месяц использования». |
| Описание цены | Заказчик должен чётко понимать, как сформирована цена на услугу. Недомолвки и не проработанные варианты сыграют злую шутку — заказчик не воспримет всерьёз вашу компанию. Секрет продаж: в одном коммерческом предложении размещайте описание одной услуги. В крайнем случае для выгоды заказчика можно добавить сопутствующую услугу или товар. Пример: «При заказе двух кондиционеров — бесплатная заправка в течение года». |
| Аргументы в пользу ваших цен | Только конкретный пример выгоды. Математические расчёты сработают только в вашу пользу. Пример: «1 тыс. рублей экономии за час работы». |
| Контакты + призыв к действию | Пример: «Звоните, и мы ответим на все ваши вопросы». Обязательно укажите реальные контактные данные (телефон, email, факс и прочее). Чем больше вариантов контактов — тем лучше. |
Это классическая форма расположения блоков предложения. Их можно менять местами и частично убирать из текста. С вашей стороны главное — стать на место клиента и понять, какая проблема имеет место и как помочь её решить. Тогда вопрос по правильной структуре текста снимется сам собой.
По ходу написания продающего текста для вашей услуги постарайтесь упомянуть о выгоде для клиента не менее трёх раз. Уместно это будет сделать в блоке о некой интриге в вашем предложении и о выгоде для клиента.
Как избежать ошибок при заполнении КП
Итак, вы отправили коммерческое предложение и ожидаете шквала звонков по заказу услуги. Через какое-то время понимаете: что-то пошло не так. Давайте разберёмся с типичными ошибками при составлении продающего предложения.
- Чрезмерный объём информации о продающей компании и заслугах на рынке. Клиент в первую очередь ценит своё время. Поэтому совет: вмещайте информацию на 1 странице. Если есть графика — допустимо использовать 1.5 страницы. Всё, что больше — не лучше.
Шаблон оформления коммерческого предложения на 1 листе - Отсутствие индивидуального подхода к клиенту. Часто это бывает в результате массовой рассылки предложений. Поэтому постарайтесь обращаться к каждому клиенту лично (укажите имя, отчество, должность, наименование адресата). Вы покажете клиенту, что готовы предложить ему только лучшее.
- Текст сложный для восприятия. Пишите клиенту на его языке. Сложная терминология и серая монотонность не сделают чести вашей компании. Поделите текст на смысловые блоки с подзаголовками, уместно используйте иллюстрации и таблицы (графики, расчёты). Цель коммерческого предложения — не усыпить, а взбодрить.
- Излишек услуг в предложении. Придерживайтесь правила: в одном предложении — одна услуга. Не превращайте ваше предложение в прайс-лист. Если ваша компания оказывает широкий спектр услуг — вышлите дополнительное предложение.
- Не забывайте про корпоративный стиль. Для узнаваемости старайтесь придерживаться выбранного образца оформления. Это может быть логотип вашей фирмы или оригинальным образом оформленный фирменный бланк.
- Нет конкретики и гарантийных обещаний. Старайтесь не допускать общих фраз типа «высокое качество», «лучший сервис», «гарантия» и прочее. Конкретное описание принесёт пользы гораздо больше: «сервисный центр в вашем городе», «дополнительная гарантия 12 месяцев», «бесплатная доставка по городу», «круглосуточная консультация» и прочее.
- Бессрочность. Клиент по умолчанию придёт к мнению, что времени заказать услугу ещё предостаточно. И конечно же, торопиться не станет, а после и вовсе забудет о вашем предложении. Будет правильным ограничить срок действия предложения. Этим вы ненавязчиво поторопите клиента с заказом.
- Недоступность связи. Не стоит указывать один способ связи из-за возможных технических сбоев, благодаря которым заказчик не сможет с вами связаться. По возможности указывайте разные виды контактов (2–3 номера телефона, факс, email и т. д.). Чем больше контактов, тем выше степень доверия к вашей компании.
Образцы коммерческих предложений на оказание услуг
Образец коммерческого предложения на оказание компьютерных услуг.
Образец коммерческого предложения на аренду спецтехники.
Образец коммерческого предложения на разработку дизайнерской продукции.
Как правильно составить коммерческое предложение на оказание услуг по грузоперевозкам.
Образец коммерческого предложения на оказание услуги по очистке крыш от снега.
Пишем иностранному партнёру
Начнём с выбора языка письма. Если вы в совершенстве владеет языком страны адресата, то логично будет использовать его. Если появились трудности в написании текста на родном языке получателя письма, то лучше использовать английский язык. Вы уже определитесь сами: будете писать предложение силами вашей фирмы или обратитесь к специалисту по качественному переводу. Есть одно но — первое впечатление. Постарайтесь его сходу не испортить коверканным стилем изложения. А поэтому на коммерческом предложении экономить не стоит.
Правила написания текста
Выберите стиль изложения (например, деловой).
Используйте короткие и средней длины предложения без сложных оборотов.
Грамотное деление на абзацы облегчит зрительное восприятие текста и задаст определённый ритм.
Расположение текста письма вдоль левого края страницы.
Шапка письма. В левом углу сверху указываются данные отправителя, причём в следующем порядке: имя, фамилия, имя, офис или квартира, дом, улица, город, индекс, страна.
Адресат. Указывается имя, компания, с новой строчки адрес компании.
Укажите дату отправления в формате дата/месяц/год (для европейских стран) или месяц/дата/год (для США). Чтобы избежать путаницы, можно писать дату в более развёрнутом виде: October 10, 2016. Обратите внимание, что в русском языке дата пишется через точку (10.10.2016), в английском же дата пишется через слэш (10/10/2016).
Манера обращения к иностранному партнёру. Обратите внимание, после обращения ставится запятая, ни в коем случае восклицательный знак.
Структура основного текста. При первом обращении стоит представиться. При последующих письмах начинают с выражения благодарности.
Укажите цель, с которой обращаетесь.
Если к письму прилагается вложение, следует это указать.
Образец делового письма на английском языке приведён ниже.
Способ отправки КП
Продумать способ отправки письма стоит перед составлением. На вариант отправки влияют следующие условия:
- наличие конфиденциальной информации. В таком случае приоритет за обычной почтой;
- объём письма. Одну — две страницы вполне можно отправить по обычной почте, факсу. Объём до 15 листов целесообразнее отправить по электронной почте.
Вариант отправки лучше согласовать с получателем предложения. Возможно, какой-либо способ получения для него недоступен. Делайте всё для удобства заказчика.
Внимание! Хотите узнать, как не ошибиться в выборе поставщика товаров(услуг)? Изучите наши рекомендации, указанные в статье «Как найти поставщика«.
Действия после отправления письма
Условия современной реальности указывают на то, что ждать звонка заказчика не стоит. Вся инициатива продвижения услуги — за продавцом. Мягко и ненавязчиво клиента стоит подвести к покупке. Первый шаг — отправка делового предложения — сделан. Далее советуем сделать так:
- Уточнить у клиента (например, по телефону), получено ли коммерческое предложение, всё ли понятно и разборчиво написано. В этом же звонке договориться о следующем звонке. Как правило, пройдёт 1–5 дней.
Не забывайте про 30 секунд, за которые предстоит «зацепить» клиента. Поэтому ведём разговор только по существу. Хорошее начало разговора: «Я могу помочь увеличить объём продаж ваших товаров». Это универсальная цель предприятий. А потому есть шанс, что заказчик будет вас внимательно слушать и задавать вопросы.
- Перезваниваете через 3–5 дней и спрашиваете, какие вопросы возникли у клиента после ознакомления с предложением. Уточняете, возможно ли сотрудничество. Если у клиента вопросов не окажется, их можно смоделировать продавцу услуги. Например, задать вопрос и самостоятельно на него ответить: «Наши заказчики интересовались, в чём выгода сотрудничества с нашей компанией?». В развёрнутом ответе на свой же вопрос вы проведёте дополнительную презентацию услуги.
- Если заказчик на данный момент не готов заключить сделку — договариваетесь, когда ему можно перезвонить, чтобы сообщить о новых акциях вашей компании. Можно отправить дополнительное коммерческое предложение через некоторое время. Если рассылка предложений делается через email, то обновлять информацию о ваших услугах можно систематически (2–3 раза в месяц).
При реализации услуг стоит ориентироваться не только на личную прибыль. Лишь взаимовыгодный интерес позволит вашей компании выйти на достойный уровень продаж. Успешное коммерческое предложение работает по принципу крючка, с которого клиенту сорваться очень сложно.