Трудовое законодательство даёт каждому работающему гражданину право на ежегодный отдых. Продолжительность такого отдыха варьируется в зависимости от профессии и условий труда, однако принципы его оплаты остаются неизменными для всех — каждый отпускной день проплачивается исходя из среднедневного заработка сотрудника за последний годовой период. Расчёт отпускных по большому счёту представляет собой вычисление двух основных величин — числа дней отпуска и того самого среднедневного заработка. При этом подсчёт последнего, как правило, вызывает больше всего затруднений у нанимателя. В статье есть примеры и правила, по которым платы буду легче рассчитываться и начисляться.

Законодательное регулирование выплаты отпускных, последние нововведения

Отпускной чемодан
Отпускные выплачиваются за дни основного и дополнительного ежегодного трудового отпуска

Текст действующего трудового закона не оперирует термином «отпускные». Такое название на практике получила выплата, начисляемая нанимателем работающему гражданину в качестве сохраняемой зарплаты за отпускные периоды, предусмотренные статьями 114 и 116 ТК (основной и дополнительный проплачиваемый отпуск).

Отпускные выплачиваются и при предоставлении сотруднику ученического проплачиваемого отпуска согласно ст. 173–176 ТК РФ.

Так как базовой величиной для подсчёта размера отпускных является средняя зарплата, то и основы законодательного регулирования выплаты отпускных следует искать в тех НПА, которые устанавливают порядок расчёта этой величины:

  1. Общие нормы о среднем заработке работающего гражданина содержит ст. 139 ТК, определяющая особенные правила для исчисления средней зарплаты в целях проплаты времени отдыха.
  2. Детализирует процедуру подсчёта Положение об особенностях расчёта средней зарплаты, утверждённое Постановлением Правительства РФ №922 от 24.12.2007.

Последние значимые нововведения в области расчёта среднедневной зарплаты (в частности, в целях проплаты отпускных) были внесены в перечисленные НПА в 2014 году. Так с 1 апреля 2014 года в качестве среднего числа календарных дней в месяце принимается 29,3 (ранее было 29,4).

Как рассчитать отпускные в 2017 году

Бухгалтерская работа
Базовой величиной для расчёта отпускных является среднедневной заработок работника

Как отмечалось выше, общая формула для исчисления размера оплаты отпускного периода представляет собой произведение двух величин:

  • общего числа дней отдыха, которое просит предоставить работающее лицо на день расчёта;
  • среднедневного заработка.

Определение количества дней отпускного периода

Ежегодно предоставляемое количество отпускных дней для каждого сотрудника определяется заключённым с ним трудовым соглашением. Как правило, проплачиваемый отпуск состоит из двух частей:

  1. Основной (обычный или удлинённый). Основной отпускной период для любого работника не может быть менее 28 дней — такое правило установлено ст. 115 ТК. Кроме того, отдельным категориям работников законодательство устанавливает удлинённый отпуск (к примеру, педагогам, в зависимости от должности и статуса образовательного учреждения полагается до 56 основных дней отпуска).
  2. Дополнительный. Полагается за особые условия труда (например, ненормированный трудовой день), минимальная его продолжительность устанавливается кодексом и другими федеральными законами. Наниматели вправе представлять своим сотрудникам такие отпуска различной продолжительности на основании локальных НПА, в частности, коллективных соглашений.

Количество дней в целях расчёта их оплаты определяется исходя из:

  • общего количества положенных (заработанных) дней — работающий гражданин может взять отпускные дни за текущий индивидуальный трудовой год, а также за предыдущие годы, если некоторая часть отпускных дней им была не отгулена;
  • полученного от сотрудника заявления — работник вправе делить отпускной период на части (ст.125 ТК), однако одна из частей обязательно должна быть не менее двух календарных недель;
  • изданного нанимателем на основании заявления приказа.

Таким образом, формула для исчисления общего количества дней отпуска (без учёта заявления гражданина) такова:

Число отпускных дней = (число основных дней отпуска + число дней дополнительного отдыха) + неиспользованные дни за прошлые годы.

Следует помнить, что с началом нового индивидуального трудового года (исчисляется в календарных годах с момента приёма на работу) сотрудник получает право на все положенные дни за этот год вне зависимости от реально проработанного за этот период времени. Пропорционально проработанному времени исчисляются дни для отдыха лишь в целях выплаты компенсации за неотгуленный отпуск при прекращении трудового контракта.

Календарь
Забрать все дни ежегодного отпуска работник может уже со дня начала нового индивидуального рабочего года

Пример 1. Подсчёт отпускных дней

Юрисконсульт З. Л. Акинфеева подала заявление на отпуск в количестве 12 календарных дней с 19 декабря 2016 года. Согласно заключённому с ней трудовому соглашению ежегодно она имеет право на 28 основных отпускных дней и 3 дополнительных (за ненормированный трудовой день). Текущий индивидуальный рабочий год Акинфеевой начался 1.07.2016. За предыдущий рабочий год она не использовала 3 отпускных дня.

Таким образом, сотрудница имеет право взять 28 + 3 + 3 = 34 отпускных дня уже с 01.07.2016.

Следует, однако, отметить, что взяв 12 календарных отпускных дней, она должна будет помнить о том, чтобы следующая его часть не была менее 14 дней.

Подсчёт средней зарплаты для целей начисления отпускных

Важной особенностью исчисления средней зарплаты для рассматриваемой цели является учёт в процессе расчёта календарных, а не трудовых дней. Формула расчёта такова:

Среднедневная зарплата = доход за 12-месячный период/число отработанных календарных дней за этот же период.

Из формулы видно, что расчёт представляет собой определение двух величин — периода и заработка за этот же период.

Определение двенадцатимесячного периода для исчисления среднедневной зарплаты

В соответствии с п. 4–5 Положения №922 за основу при расчёте среднедневного заработка берётся 12-месячный период, состоящий из полных календарных месяцев и предшествующий месяцу расчёта. Из периода исключаются дни фактического отсутствия сотрудника при наличии следующих условий:

  • если за ним сохранялась средняя зарплата (то есть, отпуска, командировки, дополнительные проплачиваемые выходные в связи с исполнением семейных обязанностей или донорством и пр.);
  • если зарплата сохранялась частично или не сохранялась (например, отпуск по уходу за ребёнком);
  • если он был временно нетрудоспособен (в том числе и по причине беременности, родоразрешения);
  • если нанимателем был объявлен простой;
  • если у сотрудника не было возможности трудиться из-за забастовки, участником которой он не являлся.

Пункты 6–8 Положения №922 содержат указания для особых случаев — когда сотрудник не имел заработка во время, до и после принимаемого в расчёт периода. Законодатель приводит три правила:

  • если зарплата отсутствовала в течение принимаемого в расчёт годового периода, его следует сдвинуть таким образом, чтобы получилось 12 месяцев, за которые начислялась зарплата;
  • если до принимаемого в расчёт периода, то в учёт берётся зарплата за текущий месяц с учётом фактически проработанных дней;
  • если заработок и вовсе отсутствовал до момента расчёта, в учёт берётся оклад.

Общая формула для исчисления количества отработанных дней принимаемого в расчёт периода:

Число фактически проработанных дней = (количество полностью проработанных месяцев × 29,3 дней) + (29,3 дней/число календарных дней в не полностью проработанном месяце × фактически отработанные в этом же месяце дни).

Пример 2. Расчёт периода для определения среднедневного заработка

Для юрисконсульта З. Л. Акинфеевой (см. Пример 1) средняя зарплата должна быть исчислена за период с декабря 2015 года по ноябрь 2016 года. За это время она однажды была в отпуске — 20 календарных дней (с 3 по 22 июля), дважды была на больничном — 3 дня (с 1 по 3 февраля) и 5 дней (с 20 по 24 марта).

Таким образом, полных отработанных месяцев за период — 9, а расчёт отработанных дней будет выглядеть следующим образом:

(9 месяцев × 29,3 дня) + (29,3 дня/31 день июля × 11 дней, отработанных в июле) + (29,3 дня/28 дней февраля × 25 отработанных в феврале дней) + (29,3 дня/31 день марта × 26 отработанных в марте дней) = 263,7 + 10,39 + 26,16 + 24,57 = 324,82 дня.

Пример 3. Расчёт периода, если заработок в последние 12 месяцев и ранее отсутствовал

Секретарь руководителя С. Н. Малышева устроилась на работу 24.11.2016. До этого она нигде не работала. По взаимному согласию сторон ей будет предоставлен отпускной период в количестве 2 календарных дней с 19 декабря 2016 года. Так как за период с декабря 2015 по ноябрь 2016 года заработную плату сотрудница не получала, средняя зарплата должна быть исчислена на основании фактического заработка за декабрь 2016 года (п. 7 Положения №922). В отпусках и на больничных сотрудница в декабре не была. А значит, в учёт берутся фактически отработанные за этот месяц календарные дни — 18 дней.

Пример 4. Расчёт периода, если его необходимо сдвинуть

Сотрудник по работе с персоналом М. П. Сергеева подала заявление на отпускные дни сразу после выхода из отпуска по воспитанию малыша — с 19.12.2016. В соответствии с индивидуальным трудовым годом она имеет право на 28 отпускных дней, однако за период с декабря 2015 по ноябрь 2016 года заработка не имела. В учёт необходимо взять годовой период, состоящий из полных календарных месяцев, предшествующий уходу сотрудницы в отпуск по беременности (т. к. больничный по этому основанию также не включается в расчётный период).

На больничный по беременности и родоразрешению Сергеева ушла 3 октября 2013 года, соответственно, период рассчёта для неё — октябрь 2012 года-сентябрь 2013 года. За это время сотрудница однажды была в отпуске — 14 дней (с 13 по 26 июня).

Расчёт отработанных дней для Сергеевой:

(11 полностью проработанных месяцев × 29,3 дня) + (29,3 дня/30 дней июня × 16 проработанных дней июня) = 322,3 + 15,63 = 337,93 дня.

Порядок исчисления суммы дохода

Калькулятор и ведомости
В доход для расчёта среднего заработка принимаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда

Определив принимаемый в расчёт период, следует приступить к подсчёту суммы дохода за это же время. Следует отметить, что для определения этой величины в расчёт берутся не все виды выплат, а лишь те из них, что входят в систему оплаты труда.

Перечень включаемых в расчёт выплат определён пунктом 2 Положения №922 — это:

  • заработок в любом его выражении (денежном или натуральном);
  • надбавки и повременные премии;
  • повышение оклада в связи с условиями труда по районным коэффициентам.

Не учитываются в расчёте:

  • социальные выплаты (например, матпомощь в связи с семейным событием);
  • единовременные премии не повременного характера;
  • суммы государственных пособий и отпускных;
  • возмещение нанимателем стоимости проезда, проживания и пр.

Особенности включения в расчёт премий описаны в пункте 15 Положения №922:

  • ежемесячная премия учитывается лишь в сумме, начисленной за один показатель;
  • премиальные за несколько месяцев учитываются пропорционально количеству месяцев, вошедших в период, принимаемый в расчёт;
  • премиальные за год также учитываются пропорционально расчётному периоду и независимо от времени начисления.

Пример 5. Включение в расчёт выплат, итоговый расчёт среднедневной зарплаты и отпускных

Юрисконсульт З. Л. Акинфеева (см. примеры 1–2) за период с декабря 2015 по ноябрь 2016 года получила общий доход в сумме 445 000 р. Из этой суммы следует вычесть:

  • материальную помощь компании в связи со вступлением в брак (согласно локальному НПА компании) — 10 000 р.;
  • сумму полученных в июле отпускных — 18 680 р.;
  • сумму оплаты больничных листов — 7 364 р.

Принимаемый в расчёт доход:

445 000 р. — 10 000 р. — 18 680 р. — 7 364 р. = 408 956 р.

Расчёт среднедневной зарплаты для Акинфеевой:

408 956 р./324,82 дня = 1 259,02 р.

Расчёт отпускных:

1 259,02 р. × 12 дней = 15 108,24 р.

Бухгалтерское оформление отпускных: страхование и налогообложение, проводки, оформление справки-расчёта

Суммы начисленных отпускных выплат не освобождаются от уплаты НДФЛ и страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС. Налог следует перечислить в день получения средств сотрудником на банковскую пластиковую карту (как вариант, в день получения наличных денег для осуществления выплаты в банке), страховые суммы — не позднее 15 числа следующего месяца (в ФСС — одновременно с зарплатой в текущем месяце).

НДФЛ и взносы за страхование не удерживаются из отпускных выплат при проплате отпускного периода, выделенного для лечения профболезни или травмы, полученной на работе.

Таблица: отражение выплаты отпускных в бухгалтерском учёте

Проводка Операция
Д 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) — К 70 Начислен средний заработок за период отпуска (дебетуются те же счета, что и при начислении зарплаты)
Д 20 (23, 25, 26, 44 и т. д.) — К 69 Начислены страховые взносы на сумму оплаты отпуска (дебетуются те же счета, что и при начислении взносов с зарплаты)
Д 70 — К 68 Удержан НДФЛ с суммы оплаты отпуска
Д 70 — К 50 (51) Выплачена сумма оплаты отпуска

Справка-расчёт

Правовыми основаниями для начисления отпускных являются заявление сотрудника и распорядительный документ, изданный нанимателем (приказ). Однако в процедуре составляется и ещё один документ — справка-расчёт. Составляется она на бланке унифицированной формы Т-60.

Лицевую часть бланка, как правило, заполняет кадровик, оборотную — бухгалтер.

Записка-расчёт — лицевая сторона
Лицевая сторона бланка содержит сведения о периоде, за который предоставляется отпуск, виде отпуска, его продолжительности и т. д
Записка-расчёт — оборотная сторона
Оборотная сторона документа содержит сведения, на базе которых были рассчитаны отпускные

Сроки выплаты и ответственность нанимателя

За три дня до ухода сотрудника на отдых наниматель обязан выплатить ему отпускные — это требование статьи 136 ТК. При этом в учёт берутся календарные дни (Письмо Роструда от 30.07.2014). Если срок приходится на выходной или нерабочий праздник, он сдвигается на предшествующий трудовой день.

Закон не запрещает выплату заработка за текущий месяц вместе с отпускными, однако и не обязывает нанимателя к такой выплате. А это значит, что по просьбе работника наниматель вправе рассчитать его перед отпускным периодом полностью.

За задержку рассматриваемого вида выплат для нанимателя предусмотрено сразу несколько видов ответственности:

  • материальная по ст. 236 ТК — пеня за каждый день просрочки;
  • административная по ст.5.27 КоАП в виде штрафов различного размера.

Возмещение неотгуленного отпуска при увольнении

Увольнение
Положенная сотруднику при увольнении компенсация за неиспользованный отпуск расчитывается в том же порядке, что и отпускные

Компенсация за неиспользованные отпускные дни — выплата, которая рассчитывается аналогично отпускным. Однако нанимателю при подсчёте суммы возмещения всё же стоит помнить о нескольких моментах:

  1. Крайне важно правильно подсчитать оставшиеся неиспользованными отпускные дни. Их количество должно быть пропорционально отработанному в текущем индивидуальном рабочем периоде времени.
  2. В случае если работник забрал отпускные дни «наперёд», из его окончательного расчёта можно вычесть излишне выплаченные средства.

Видео — из чего складывается и как начисляется оплата отпуска

Сохранение за работником средней зарплаты за отпускные дни — важная трудовая гарантия. Однако расчёт среднедневного заработка в целях оплаты отдыха рабоника имеет некоторые особенности в сравнении с обычным порядком. Нанимателям крайне важно помнить о соблюдении сроков перечисления отпускных, ведь за просрочку предусмотрена как материальная, так и административная ответственность.

Ольга Ковриго

Я имею высшее юридическое образование, опыт работы в суде, банке, на предприятии. Несмотря на то, что основная моя специализация — это уголовное право и процесс, вся моя профессиональная деятельность связана с хозяйственным правом, начиная от кадровых вопросов и заканчивая проблемами кредитования. Долгое время я занималась написанием обзоров зарубежных и отечественных СМИ по бизнес-тематике.

Подробнее