Приходный кассовый ордер используется для учёта кассовых операций. Этот вид документации необходим для поддержания бизнеса. Существуют строгие рекомендации по его составлению. Чтобы заполнять ПКО без ошибок, необходимо внимательно изучить «Порядок учёта кассовых операций».

Зачем заполнять приходный кассовый ордер

ПКО фиксирует приём наличных денег в кассу. Организации могут принимать наличные деньги только при условии оформления такого ордера. А также ПКО выписывается при снятии средств с расчётного счёта и внесении их в кассу организации. Это расписка в том, что деньги приняты.

Назначение документа:

  • Контроль кассового состояния. С его помощью юридически правильно оформляют денежные поступления.
  • Информационная база для принятия управленческих решений.
  • Сбор сведений для учёта.

Бланк ПКО для использования в ООО и у ИП

Документ составляется по форме КО-1.

ПКО — бланк
Унифицированная форма приходного кассового ордера

Форма и реквизиты ордера

  • Дата и регистрационный номер ордера.
  • Сведения для того чтобы составить бухгалтерские проводки: целевое назначение, код аналитического учёта, счета дебета и кредита.
  • Ф. И. О. лица, внёсшего денежные средства в кассу.
  • Основание принятия денежных средств. При необходимости приложить подтверждающий документ.
  • Сумма, которую плательщик сдаёт в кассу.
  • Подписи участников процесса: плательщика, получающего лица, бухгалтера, руководителя.
  • Квитанция, которая заполняется вместе с ордером и остаётся у плательщика в качестве доказательства операции.

Различные ситуации, которые требуют оформления ордера

  • Розничная выручка от покупателя.
    ПКО «Прием выручки»
    Основание ПКО — итог ленты ККМ за смену
  • Возврат кредита или возмещение ущерба.
    ПКО «Возврат кредита»
    Указан договор, согласно которому выплачиваются проценты, ФИО плательщика
  • Возврат подотчётных средств, которые не были израсходованы сотрудником.
    ПКО «Возврат неиспользованных подотчетных средств»
    Указаны Ф.И.О. сотрудника, к документу прилагается авансовый отчет
  • Взнос в уставный капитал от учредителя.
    ПКО «Вклад в уставной капитал»
    Указано Ф.И.О. плательщика, НДС не взимается, прилагается выписка из учредительного договора
  • Внесение средств для выплаты зарплаты.
  • Получение средств с расчётного счёта.

Форма бланка является межотраслевой и подходит для предприятий различных сфер деятельности.

По какой форме составить ПКО

ПКО состоит из двух частей: основной (ордера) и отрывной (квитанции).

Части документа разрываются. Квитанция выдаётся клиенту в качестве подтверждения, что его деньги зачислены. Ордер остаётся в бухгалтерии.

Кто должен выписывать ПКО

Составлять документ можно:

  • уполномоченному сотруднику: главному или рядовому бухгалтеру.
  • руководителю, если на предприятии нет другой подходящей должности.

Можно ли подписывать приходный ордер

На ПКО ставят подписи бухгалтер и кассир. Если такая штатная единица не предусмотрена в организации, то подпись ставит руководитель.

Как правильно оформить ПКО: пошаговая инструкция

  1. Бухгалтер или иное уполномоченное лицо подготавливает приходный ордер.
  2. Кассир принимает наличные средства от клиента, пересчитывает и проверяет купюры.
  3. Кассир сверяет полученную сумму наличных и сумму, прописанную в ордере. Сверяются подписи бухгалтера. Проверяют наличие приложений.
  4. Если данные соответствуют, кассир ставит на ПКО свои подписи и печать/штамп.
  5. Если сумма меньше, чем указано в ордере, то ПКО направляется в бухгалтерию для переоформления.
  6. Квитанция выдаётся клиенту.
  7. Часть документа (собственно ордер) передаётся в бухгалтерию.

Печать проставляется на квитанции, которая остаётся у плательщика. Подписи кассира и бухгалтера проставляются на обеих частях ПКО.

ПКО заполняется вручную на распечатанном бланке или заполняется в интерфейсе программы и распечатывается (например, в программе 1С).

Бланк ПКО интуитивно понятен, его легко заполнять.

Главные правила заполнения ПКО

  1. Сумму указывают цифрами и прописью, ставиться должна полная сумма с копейками.
  2. Записывают дату операции.
  3. Указывают основание принятия денег в кассу. Строка «Основание» содержит сведения о хозяйственной операции.
  4. Если НДС отсутствует при совершении сделки, то в ордере в строке «В том числе» пишут «без налога НДС».
  5. Корректно заполняют счета дебета (не путать со счетами кредита). Счёт кассы указывают 50.1.
  6. В строке «Приложения» указывают номера и даты прилагаемых первичных и других документов.

Каждый новый ПКО регистрируется в соответствующем Журнале № КО-3.

Для ИП разрешается применять как унифицированные бланки ПКО, так и собственные бланки. И также предприниматель может вообще не использовать ПКО. Этот вопрос остаётся на его усмотрение.

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учёт доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определённый вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015), п. 4.1

Образец заполнения приходного кассового ордера
Образец заполнения ПКО для ИП

Образец заполнения и обязательные реквизиты

  • Дата и номер документа.
  • Сумма наличных средств цифрами и прописью.
  • Наименование плательщика: название юрлица или Ф.И.О. физлица.
  • Основание получения средств.
  • Сумма НДС.
  • Подписи.

Если ИП работает без кассового аппарата, то заполняет не ПКО, а бланк строгой отчётности.

Для ООО обязательно оформлять ПКО при приёме наличных через кассу предприятия. Заполнение происходит аналогичным образом.

Приходный кассовый ордер для ООО
Образец заполнения приходного ордера для ООО

Должна ли ставиться печать

Проставление печати на этом документе обязательно. Исключение делается только для предпринимателей, работающих без печати. В этом случае следует использовать штамп «Оплачено».

Как исправить ошибку в приходном ордере

ПКО должны заполняться чётко, исправления не допускаются. Типичные ошибки:

  • исправление написанного;
  • приём денежных средств не в то кассовое отделение, которое указано в ПКО.
  • приём денежных средств не в тот же день, когда ПКО оформлен.

Наличие таких погрешностей делает ПКО недействительным. Единственный выход — оформить документ заново. Нумерация ПКО в журнале должна быть непрерывной.

Санкции за некорректное оформление или отсутствие ПКО

Если ПКО не оформлен, а деньги приняты в кассу, организации грозит штраф. Размер штрафа зависит от виновника: штраф для должностного лица составляет до 5 тыс. руб., для компании — до 50 тыс. руб.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчётов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. рублей; на юридических лиц — от 40 тыс. до 50 тыс. рублей.

КоАП, ст. 15.1

За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность и в КоАП: её накладывают, если нарушение было выявлено не позднее двух месяцев с момента его совершения (ст. 4.5).

Приходной кассовый ордер — обязательный документ. К его заполнению нужно подходить ответственно, чтобы корректно приходовать денежные средства, надёжно сохранять учётные данные и не провоцировать споры с контрагентами.