Многие работодатели имеют журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, куда вносятся все необходимые пометки касательно этих документов. Как его правильно вести и заполнять? Есть ли какие-то нюансы? Как выглядит образец заполнения этого документа?
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: обязательно ли его вести
В журнале фиксируется факт составления всех трудовых договоров и дополнительных соглашений, которые были подписаны между работодателем и его работниками. Законодательством нашей страны не предусмотрена обязательность ведения этого журнала. Однако он может быть полезен для организации по нескольким причинам. Основная из них заключается в том, что в случае тех или иных проверок фирма всегда сможет показать все свои шаги в плане регистрации договоров с работниками и их последующих изменений. Кроме этого, журнал:
- позволяет отслеживать любые трудовые отношения между работодателем и сотрудником, в том числе и заключённые соглашения на работу по совместительству или совмещению;
- позволяет составлять статистические отчёты;
- облегчает поиск необходимой информации о начале или окончании трудовых отношений;
- позволяет установить факт, дату и причину окончания трудовых отношений;
- отображает информацию о выдаче договора сотруднику на руки.
Как заполнять книгу учёта
Заполнять журнал или книгу должен непосредственно работодатель, то есть ответственное лицо вашей компании. Как правило, эта задача отдаётся в распоряжение отдела кадров, который существует практически в любой крупной организации. Если речь идёт о маленькой фирме, то начальство вправе назначить следить за этим журналом отдельного работника.
Образец заполнения
Примерная последовательность строк журнала:
- порядковый номер и дата регистрации;
- данные трудового договора: порядковый номер, дата заключения. Кроме основных данных, в ней можно указать сведения о дополнительных соглашениях с сотрудником. Но можно эту запись сделать в отдельно расположенной графе;
- фамилия, имя и отчество человека, с которым заключён трудовой договор, его должность и номер приказа о его зачислили в штат;
- ФИО сотрудника, который провёл регистрацию договора;
- строка для примечаний, в ней прописываются сведения о сотруднике и занимаемой им должности по основному или дополнительному договору;
- дата окончания трудового договора;
- место для подписи сотрудника.
Если человек будет работать по срочному или долгосрочному контракту, то для этих целей оставляют ещё одну графу.
Срок хранения
Журнал ведётся в течение года, после чего заводится новый, а старый отправляется в архив. Срок архивного хранения отдельно взятого журнала, как и многих других документов, равняется семидесяти пяти годам.
Как показывает практика, несмотря на отсутствие обязательности иметь журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений со стороны нашего законодательства, ведение этого документа является довольно полезным для многих предпринимателей. Это позволяет минимизировать вероятность возникновения конфликтных ситуаций в случае проверки. Ведением этого документа должен заниматься конкретный сотрудник или же отдел кадров.