Отпуск по уходу за ребёнком — как правильно оформить и оплатить?

В числе основных трудовых гарантий работникам, имеющим семейные обязанности, особое место занимает предоставленное государством правомочие быть освобождённым от исполнения трудовых обязанностей на время воспитания недавно рождённого малыша. Первый трёхлетний период жизни формирует у ребёнка самые важные навыки, адаптирует его к жизни на базовом уровне. Для родителей же этот период — наиболее сложный и трудоёмкий. Понимая это, законодатель не только установил соответствующий отпускной период, но и регламентировал предоставление финансовой поддержки родителям и иным лицам, которые находятся в отпуске по уходу за малышом.

Освобождение от работы на время ухода за малышом и его воспитания — законодательное регулирование

Правовым основанием для предоставления лицу, ухаживающему за маленьким ребёнком, периода времени, свободного от работы, является ст. 256 ТК РФ. Содержащиеся в ней нормы устанавливают, что право на такой отпуск возникает по факту появления на свет малыша у одного из его родственников или опекунов:

• мамы;
• папы;
• бабушки;
• деда;
• иного лица, имеющего с малышом родственную связь;
• опекуна.

При этом определяющую роль при выборе гражданина, которому положен отпускной период, играет фактическое осуществление им обязанностей по уходу за малышом и его воспитанию.

«Декретный отпуск» — понятие, не закреплённое в законодательстве. Как правило, под таким отпускным периодом понимают совокупность двух периодов освобождения от работы. Первый из них — временная нетрудоспособность матери, связанная с последними сроками беременности и родоразрешением (основание для освобождения от работы на это время — больничный лист). В зависимости от сложности родов больничный может длиться от 140 до 194 дней, в случае усыновления — от 70 до 110 дней. Второй период, включаемый в понятие декретного отпуска — непосредственно период ухода за ребёнком, не достигшего возраста трёх лет. Основание освобождения от работы — приказ нанимателя.

Отпуск по уходу за малышом предоставляется на время от рождения ребёнка до достижения им трёхлетнего возраста, в то время как пособие выплачивается только до полутора лет.

Основной нормативный правовой акт, регулирующий вопросы назначения пособий лицам, имеющим детей — Федеральный закон №81-ФЗ от 19.05.1995 (далее — Закон). Ст. 13 Закона устанавливает основные принципы начисления пособия, а, соответственно, и правила предоставления отпуска по воспитанию малыша:

1. Несмотря на то что право на освобождение от работы по ст. 256 ТК возникает по факту появления ребёнка на свет, как правило, начало отпуска всё же приходится на первый день после окончания больничного матери по беременности и родоразрешению. Это связано с тем, что ухаживающее за ребёнком лицо имеет право получать лишь один из возможных видов государственных пособий — это правило относится к пособию по беременности и родоразрешению, пособию по уходу за малышом, пособию по безработице.
2. Пособие получает (а соответственно и в отпуске находится) лишь одно лицо, независимо от того, сколько лиц фактически ухаживают за ребёнком.
3. Право на финансовую поддержку не утрачивается в случае выхода ухаживающего за малышом лица на работу на дому или в режиме неполного рабочего времени.

В связи с вышеизложенным, семья, в которой родился ребёнок, автоматически становится перед выбором — кто из родственников уйдёт в «декрет». Если будет выбран нестандартный вариант — например, уход за ребёнком возьмёт на себя отец, ему придётся представить по месту трудоустройства документацию, подтверждающую факт неиспользования такого же права кем-либо другим (матерью, бабушкой и т. д.). Ещё одна нетипичная ситуация возникает в том случае, если ухаживать за ребёнком планирует работник-совместитель — отпускной период в таком случае предоставляется по обеим работам, однако пособие выплачивается только по одной — основной.

Законодательство не ограничивает лицо, находящееся в отпуске по уходу за малышом в праве на досрочное возвращение к трудовым обязанностям. Более того, возвращаться и уходить можно неограниченное количество раз. Тем не менее при выходе на полный рабочий день право на получение пособие работник утрачивает. Исходя из того, что нормативно процедура выхода на работу не урегулирована, это представляется возможным лишь по согласованию с нанимателем.

Как оформляется такой отпуск?

Процедура оформления отпускного периода по уходу за малышом актуальна лишь для работающих мам и других лиц, осуществляющих уход за ребёнком. При этом оформляя отпуск, не следует забывать и об оформлении пособия — это две отдельные процедуры, каждая из которых подразумевает собственный особый порядок.

Итак, первое, что должен сделать работник, планирующий уход в декретный отпуск — собрать необходимые документы:

• документ, подтверждающий факт появления малыша на свет (свидетельство) — потребуется предоставить две его ксерокопии (одна в отдел кадров, другая — в бухгалтерию) и оригинал для сверки;
• справка с места трудоустройства супруга (второго родителя) о том, что он/она не воспользовался правом на отпуск и пособие — в двух экземплярах или оригинал вместе с ксерокопией.

Пакет документации прилагается к трём заявлениям:

• о предоставлении отпуска;
• о назначении пособия.

Основанием для предоставления отпуска является подготовленный службой по работе с персоналом и подписанный руководителем организации распорядительный документ — приказ. В рассматриваемом случае используется стандартная форма приказа — Т-6.

О назначении пособия распорядительный документ не издаётся, финансовая помощь выплачивается на основании заявления и приложенных к нему документов.

В табеле учёта трудового времени, несмотря на длительное время отсутствия, находящийся в декретном сотрудник продолжает числиться в составе своего отдела и в занимаемой должности. Буквенное обозначение дней такого отсутствия — «ОЖ».

Досрочный выход работника из отпуска: оформление заявления и образцы

Право находящегося в декретном отпуске сотрудника на досрочный выход может быть реализовано посредством подачи соответствующего заявления нанимателю, который на основании этого документа издаёт приказ.

Заметим, что кроме возвращения к исполнению трудовых обязанностей в полном объёме, существует и другой, более выгодный вариант труда для лица, осуществляющего уход за маленьким ребёнком — исполнение служебных обязанностей на дому или в режиме неполного трудового времени. В этом случае за сотрудником сохраняется право на получение государственного пособия. Реализуется возможность домашнего труда исключительно по согласованию с нанимателем — обязанность установить работнику подобный режим работы законодательство на последнего не накладывает. Тем временем неполный рабочий день (с пропорциональной оплатой) работодатель обязан установить работнику, имеющему малолетнего ребёнка (ст. 93 ТК).

Для того чтобы реализовать право на работу в описанном «сокращённом» режиме, гражданин пишет на имя руководителя организации соответствующее заявление.

Условие о введении для работника режима неполного рабочего времени в обязательном порядке отражается в заключённом с ним трудовом соглашении (посредством заключения дополнительного соглашения).

Как рассчитывается и оплачивается отпускной период, предоставленный в связи с необходимостью ухода за ребёнком?

О пособии

В соответствии со ст. 4 Закона на время нахождения в отпуске по уходу за малышом до достижения им полуторагодовалого возраста лицу, осуществляющему уход, выплачивается пособие из средств Фонда соцстрахования РФ. Тем не менее обязанности по расчёту и выплате пособия работающему гражданину возлагаются на работодателя.

Суммы пособия в случае ухода одновременно за двумя детьми суммируются.

Порядок определения размера пособия устанавливает ст. 15 Закона — по общему правилу за основу берётся доход гражданина за двухгодичный период, предшествовавший году ухода в отпуск, в качестве пособия выплачивается 40% от этого дохода. При этом Закон устанавливает и предельно допустимые границы размера рассматриваемого пособия, по состоянию на 2016 год проиндексированные предельные суммы составили:

• минимальная сумма (ежемесячно) на первого ребёнка — 2908,62 р.;
• минимальная сумма (ежемесячно) на второго или следующего ребёнка — 5817,24 р.;
• максимальный ежемесячный размер пособия (для отдельных категорий работников) — 11634,50 р.

Базовый двухгодичный период исчисляется в календарных днях, при этом из расчёта исключаются периоды:

• нахождения на больничном, в т. ч. по беременности и родоразрешению, в социальном отпуске по уходу за детьми;
• освобождения от труда с сохранением заработка, в случае если на сумму заработка не начислялись взносы в ФСС.

Формула расчёта суммы пособия:

Ежемесячная сумма пособия = доход за 2 предшествующих уходу в декрет календарных года/количество календарных дней в эти годы × 30,4 (среднее количество дней в месяце) × 40%.

Пример расчёта суммы пособия

Юрисконсульт С. П. Довлатова написала заявление с просьбой предоставить опускной период для ухода за новорождённой дочкой и назначить соответствующее пособие с 5 ноября 2016 года. За основу следует взять два предыдущих календарных года работы Довлатовой — 2014 и 2015. За эти годы Довлатова не имела периодов временной нетрудоспособности, не находилась в декретном отпуске. Количество календарных дней за период с 01.01.2014 по 31.12.2015 — 730. Доход Довлатовой за этот же период — 543 000 р.

Расчёт суммы пособия:

543 000 р./730 дней × 30,4 дней × 40% = 9 045,04 р.

Рассчитанный на начало отпуска размер пособия не подлежит последующей индексации, измениться он может лишь в случае, если работник досрочно приступит к выполнению служебных обязанностей, а затем снова уйдёт в декретный отпуск.

Пособие выплачивается по день, когда ребёнку исполнится полтора года, включительно.

О ежемесячной компенсационной выплате

Трудящимся гражданам, осуществляющим уход за маленьким ребёнком в рамках установленного нанимателем соответствующего отпускного периода, полагается ежемесячная компенсационная выплата в размере 50 р. Эта сумма выплачивается из собственных средств компании и включается в расходы на оплату труда. Законодательные основы для произведения выплаты:

• Указ Президента РФ от 30.05.1994 N 1110 (ред. от 01.07.2014) «О размере компенсационных выплат отдельным категориям граждан»;
• Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 N 1206 (ред. от 24.12.2014) «Об утверждении Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан».

Указанная выплата, в отличие от пособия по уходу за малышом, производится на протяжении всего отпускного периода — вплоть до достижения ребёнком трёхлетнего возраста, если работник до этого дня находится в отпуске.

О налогообложении выплат и начислении из них страховых взносов

В соответствии с нормами ст. 217 НК РФ, ни рассмотренное пособие, ни компенсационная выплата, начисляемые работнику на время ухода за маленьким ребёнком, не подлежат обложение НДФЛ. Кроме того, на обе выплаты не начисляются страховые взносы в ПФР и ФСС — государственные пособия в качестве исключения из правил фигурируют в ст. 9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Об отражении выплаты пособия в бухучёте

Так как сумма пособия выплачивается за счёт средств ФСС, и в связи с действующим правилом о зачёте сумм пособий из сумм страховых взносов, очередной взнос в ФСС уменьшается на сумму пособия. Выплаты же отражаются на счету 69.

Начисление и выплата пособия производится следующими проводками:

• Дебет 69 субсчет «Расчёты с ФСС по взносам на социальное страхование» Кредит 70 — начислено пособие по уходу за ребёнком до полутора лет;

• Дебет 70 Кредит 50 (51) – выдано пособие сотруднику.

Возможно ли продление срока отпуска по уходу за малышом?

Нередко и у нанимателей, и у сотрудников возникает вопрос о продлении отпускного периода по уходу за ребёнком. В буквальном понимании продлить рассматриваемый вид отпуска нельзя — в соответствии со ст. 256 ТК он устанавливается сразу до трёх лет, и этот возраст малыша является предельным сроком освобождения работника от исполнения трудовых обязанностей. Иных вариантов кроме выхода на работу действующее законодательство не предусматривает.

Однако рассматриваемый вопрос имеет и другую грань — иногда в нём подразумевается и другой, небуквальный смысл. В частности, многих волнует вопрос, необходимо ли документальное оформление продления отпуска после окончания выплаты пособия — то есть, с полуторагодовалого возраста до трёх лет? Никаких дополнительных документов для продления отпускного периода после окончания выплаты пособия оформлять не следует. Процедуры оформления отпуска и пособия обособлены друг от друга, и отпускной период изначально устанавливается до даты достижения малышом трёх лет.

Если же говорить о возможности продления периода выплаты пособия сверх положенных полутора лет, то подобного рода законодательные инициативы поступают в последнее время регулярно. В частности, планируется реализация такой возможности в некоторых регионах с целью разрешения демографических проблем. Однако в настоящее время такой закон ещё не принят.

Действующее трудовое законодательство достаточно гибко в отношении прав работника с семейными обязательствами — оно предусматривает сразу несколько вариантов действий, способных обеспечить достаточный уход и правильное воспитание малыша. Кроме того, государство обеспечивает достойную финансовую поддержку семей на время рассматриваемого вида отпуска. Нанимателям же следует строго придерживаться требований трудового законодательства в отношении работников, находящихся под его особой защитой. Ведь даже малейшее нарушение их прав может повлечь за собой серьёзные санкции со стороны контролирующих органов.