Любой бизнес подразумевает строгий учет. И речь идет не о том учете, который раз в определенный период «подбивает” бухгалтер, чтобы отчитаться перед налоговой. Каждый руководитель знает — чтобы по-настоящему быть хозяином своего дела, необходимо в любой момент времени, где бы ни находился, точно знать основные показатели — доходы, расходы, остатки, динамику продаж и т.п. И в наше время, понятно, уже совсем мало кто ведет учет с карандашом в руке — сегодня учет подразумевает автоматизацию, то есть использование в той или иной степени компьютерной техники. Какой должна быть программа учета для малого бизнеса? Об этом и поговорим.

Табличные редакторы типа Excel

Табличные редакторы типа ExcelИсторически первыми системами, в которых можно было вести учет, стали табличные редакторы. Их появление практически совпадает с началом эры развития персональных компьютеров. Первым табличным редактором, позволившим массово использовать компьютеры для бизнеса, в далеком 1979 году стал VisiCalc, разработанный для Apple II. Несколькими годами позднее в 1982 году у фирмы IBM PC тоже появляется табличное ПО — Lotus 1-2-3, популярность которого в США того времени била все рекорды. Возрастающая потребность во все больших возможностях для применения не только в вычислительных целях, но и в коммерческой деятельности, диктовала бурное развитие программных продуктов в этом сегменте: Microsoft Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и многие другие табличные редакторы объединяли в себе как непосредственно электронные таблицы, так и систему управления базами данных, а также графические функции создания диаграмм и графиков.

Благодаря относительной простоте использования, долгое время табличные редакторы оставались главным рабочим инструментом не только в научных расчетах, но и в бизнесе, помогая вести базы данных товаров и учетные ведомости, и даже создавать шаблоны некоторых документов. Неслучайно в России наибольшую популярность среди индивидуальных предпринимателей уже долгие годы и по сей день держит мощный табличный редактор MS Excel, поставляемый в составе пакета программ Microsoft Office.

Что только не вытворяют с ним доморощенные умельцы — изобретают хитроумные формулы, пытаются приспособить к делу в качестве вспомогательных более продвинутые инструменты типа Google Docs, 1С или банк-клиента, затрачивая неимоверное количество времени и усилий на отладку автоматической выгрузки или синхронизацию. А это, при наличии более специализированных и не менее доступных современных программ учета, согласитесь, как минимум не эффективно!

Специализированные программы учета

Обозревая рынок программных продуктов, применяемых в бизнесе, можно заключить, что бурное развитие этой сферы не останавливалось ни на минуту. Изначально оно пошло в направлении стационарных или, так называемых, коробочных программ учета, устанавливаемых на компьютер пользователя и время от времени обновляемых. С этого начинал, например, лидер российского рынка учетных программ — фирма «1С”.

Большая ПтицаС распространением высокоскоростного интернета все большую популярность стали набирать облачные учетные сервисы, позволяющие работать с данными, не храня их на собственных носителях, из любой точки, где есть выход в глобальную компьютерную сеть. Такие продукты не нужно устанавливать, обновлять, обслуживать, они просты в использовании и доступны по стоимости владения. Единственным их недостатком до недавнего времени было менее удобное по сравнению с коробочными программами учета взаимодействие с пользователем. Бесконечные переходы по ссылкам и вкладкам, зависимость от вида браузера — все это отпугивало пользователя, привыкшего к интерфейсу и логике стационарной программы.

Удачное решение проблемы было найдено в 2009 г. с выходом в свет разработки российских программистов — системы онлайн-учета для малого бизнеса «Большая Птица». Ее уникальность состоит в том, что работая с веб-приложенем, пользователь видит привычный интерфейс, напоминающий, к слову, продукты «1С”, и даже без специального изучения, интуитивно, может решать свои бизнес-задачи!

В остальном «Большая Птица” обладает всеми преимуществами специализированных учетных программ перед табличными редакторами.

Преимущества программы учета «Большая Птица” перед Excel для бизнеса

Бесспорно, использовать Excel для учета в бизнесе вполне возможно. Но стоит ли, образно говоря, забивать гвозди гаечным ключом, имея под рукой новехонький молоток? Коммерческая деятельность, конечно же, более тонкая сфера, и преимущества специализированных программ учета перед табличными редакторами, возможно, не столь очевидны. Поэтому назовем основные из них на примере программы учета «Большая Птица”.

1. Специализированные программы учета, наиболее современной из которых и является «Большая Птица”, уже содержат внутреннее описание бизнес-процессов, которое в табличном редакторе необходимо придумывать и описывать самостоятельно.

Специализированные программы учета

Например, мы отгрузили товар оптовому покупателю. В табличном редакторе нужно найти таблицу, где мы ведем склад, и изменить там остатки. Далее в таблице, где записываются продажи, необходимо указать, сколько и чего было продано. Кроме того, мы должны отразить тот факт, что у клиента перед нами возник долг. В специализированной системе все это делается при помощи одной операции — заполнением соответствующего документа.

2. Работа с документами в табличном редакторе возможна на уровне шаблона, тогда как специализированная программа учета дает на выходе готовую форму, соответствующую законодательству.

программа учета для бизнеса

В том случае, если бизнес настолько специфичен, что нуждается в изменении стандартных бланков — то табличный редактор может оказаться предпочтительнее. Однако, учитывая, какое количество форм документов сейчас используется даже в самом малом бизнесе, проще применять унифицированные формы, чем тратить силы и время на «креатив” и подправлять что-то вручную. В «Большой Птице” изначально заложен грамотный документооборот, отражающий логику ведения хозяйственных операций, возможно установление связей между документами, создание документов на основании, печать и отправка деловых бумаг по электронной почте.

3. Отчеты в табличном редакторе представляются как подсчет суммы по относительно простым формулам. Специализированные системы позволяют выбирать данные за произвольный период, группировать и фильтровать их самыми разными способами.

пример работы программы учёта Большая Птица

Например, в «Большой Птице” всего несколькими кликами мыши вы можете получить полную информацию о выручке, прибыли, рентабельности фирмы за определенный период, количестве и себестоимости реализованных товаров, динамике продаж; остатках, резервах, движению товаров, а также узнать о состоянии взаиморасчетов, безналичных счетов и наличных деньгах в кассах, приходе и расходе денежных средств по статьям, причем как по одной фирме, так и по нескольким вашим предприятиям вместе взятым. Информация может быть представлена в виде таблиц или графики.

Помимо этого, «Большая Птица” позволяет использовать такие полезные в розничной торговле устройства, как сканер штрих-кодов и принтер ценников и этикеток, имеет специальное приложение для быстрого учета продаж — интерфейс-продавца и еще много удобных для пользователя функций. Понимая, как нелегко порой отказаться от пусть устаревшей и неудобной, но привычной программы учета, разработчики предусмотрели возможность взаимодействия «Большой Птицы” с «1С Бухгалтерия” и, естественно, Excel.

Его, как и любые другие электронные таблицы, действительно можно использовать, если вы четко и однозначно знаете как и что собираетесь учитывать, объемы небольшие, а отчеты — не очень сложные. Допустим, если вы — парикмахер, к которому приходит 10 клиентов в день, то посещения и выручку вполне можно учитывать и в табличном редакторе. Но для учета, наряду с непосредственно услугой, например, расхода материалов, да еще по нескольким сотрудникам, скорее всего, Excel окажется слишком трудоемок.

Специализированная программа учета уже знает, как нужно вести учет — вы просто регистрируете операции, и они соответствующим образом раскладываются по полочкам. На выходе вы получаете в виде отчетов любую необходимую информацию, при помощи которой можно оперативно оценивать работу бизнеса, а главное принимать правильные, обоснованные управленческие решения для преодоления проблем и получения максимальной прибыли!

Маргарита Павлюченко — контент-редактор проекта «Большая Птица», эксперт Центра разработки программных продуктов ООО «Этерон».